Arkisto

yhteiskuntavastuu

This tag is associated with 2 posts

Kevyesti kestävään kehitykseen

Kestävän kehityksen teeman alla on melkoinen kirjo enemmän ja vähemmän vaikuttavia toimenpiteitä. Me onnistuu.fi:ssä pystymme tarjoamaan aivan jokaiselle organisaatiolle sopivan tavan vähentää ympäristökuormaa – sähköisen allekirjoituksen.

Valitettava tosiasia on, että vielä nykyään moni asiakirja käväisee paperilla vain sen takia, että se on välttämätöntä allekirjoittaa. On pöytäkirjoja, valtakirjoja ja sopimuksia, joissa riskienhallinnan tai säädösten vuoksi on oltava juridisesti sitova allekirjoitus. Dokumentin elinkaaren aikana sitä tarvitaan paperilla vain sen ohikiitävän hetken, kun muste kohtaa paperin. Asiakirja valmistellaan sähköisesti ja se luetaan loppuelinkaartaan varten sähköiseen muotoon heti kun mahdollista.sateenkaari

Ympäristökuormituksen väheneminen sähköiseen allekirjoitukseen siirtyessä on tunnetusti roima. Lavallinen tulostamatta jäänyttä paperia vähentää lähes puolitoista tonnia CO2-päästöjä, ja läheteltävän asiakirjan kokonaisrasitus huomioiden reilu 150 tonnia luonnonvaroja säästyy. Harvemmin kuulee nostettavan keskusteluun yhtä lailla tärkeää vaikutusta työelämän laatuun. Harvempi meistä nauttii kopiokoneen äärellä seisoskelusta ja paperipinkkojen veivaamisesta eestaas.

Sähköinen allekirjoitus yleistyi ensin suuremmissa organisaatioissa, joissa osattiin laskea prosessikustannuksia, ja suuret volyymit perustelivat käyttöönottokustannuksia. Enää ei moisia kynnyksiä ole. Voit ottaa sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöösi saman tien, ilman minkäänlaista perustamiskustannusta. Pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella tehty allekirjoitus on juridisesti sitova, ja allekirjoitettu asiakirja on helposti siirrettävissä edelleen sidosryhmillesi tai viranomaisten prosesseihin. Arkistointi on helppoa, kun tiedostokooltaan valtavat skannatut versiot jäävät pois, ja asiakirjat pysyvät hakutoiminnon löydettävässä muodossa.

Kysy asiakkailtasi ja sidosryhmiltäsi miten he haluavat hoitaa allekirjoitettavat asiat. Sähköllä vai hitaasti, kalliisti ja hankalasti? Tänäänkin moni organisaatio teki valinnan kestävän kehityksen tielle.

 

Kirjoittaja-Harri valmistautuu siirtämään työskentelyn mökkirantaan. Ainoa tarkastettava asia on aurinkorasvan päiväys; postilokeroista ei tarvitse enää huolehtia edes asiakassopimusten vuoksi. 

Mainokset

Yhteiskuntavastuuta ja säästöä – ristiriitako?

Sadat, jopa tuhannet suomalaiset organisaatiot ovat sähköistäneet asiakirjojaan muun muassa pöytäkirjojen, tilinpäätösasiakirjojen ja muiden paksujen paperinippujen osalta. Sähköisestihän ne laaditaan kymmenissä tai sadoissa tuhansissa yrityksissä, mutta allekirjoitusta varten tulostimet ja kopiokoneet soivat kuin humppaorkesteri Eläkeläiset touhukkaimpina päivinään. Proosallisesti voisi ajatella, että rahaahan se vain on, mitä siinä tuhlataan. Se ei kuitenkaan ole ihan koko totuus.

Kuntaliitto tutki toimistopaperin kulutuksen vähentämistä organisaatiossaan. Tulokset ovat ympäristökuormituksen kannalta melkoisia.

Otetaanpa esimerkiksi kaksi lavaa paperia monitoimikopiokoneista läpi laskettuna. Ei tarvita mahdotonta määrää toimistotyötä, kun tämä määrä on historiaa. Käännetään tässä kohtaa prosessi sähköiseksi, ja katsotaan mikä on tulos:

  • säästyy 2450 euroa rahaa (ilman työajan säästöä, vain itse paperi ja tulostus)
  • vähennetään 2,8 tonnia CO2-päästöjä
  • säästetään kokonaisuus huomioiden 316 tonnia luonnonvaroja

Mitä muuta tapahtuu, kun allekirjoitettavien paperinivaskojen sijaan asiakirjat kulkevat sähköisesti allekirjoittajille ja takaisin? (onnistuu.fi asiakaskunnan kertomana)

  • allekirjoitusprosessin kokonaiskustannus säästynyt työaika huomioiden putoaa vähintään 80%
  • allekirjoitettavan asiakirjan läpimenoaika prosessissa putoaa 90%
  • asiakirjoja sinun organisaatiossasi käsittelevien ihmisten työaika ohjautuu hyödyllisempään tekemiseen ja työtyytyväisyys paranee
  • allekirjoittajien kokema palvelu paranee olennaisesti, kun pöydänreunan paperipinot ja postilaatikolle juoksentelu katoavat

Tietenkin sähköinen prosessi parantaa asiakkaillesi allekirjoitettaviksi lähetettävien asiakirjojen luotettavuutta olennaisesti. Erityisen tärkeää tämä on määrältään vähäisempien mutta arvoltaan suurempien asiakirjojen osalta, vaikkapa tilaussopimusten, työsopimusten tai valtakirjojen muodossa.

Yhteiskuntavastuun kantaminen ei taida aina olla taulapäiden hommaa.

Syksyn käynnistelyn myötä kirjaili Harri