Arkisto

Uncategorized

This category contains 7 posts

50 miljoonaa syytä tuupata kansanedustajaasi

onnistuu.fi on sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka kautta tehdyt sähköiset allekirjoitukset tehostavat ja sujuvoittavat yritysten prosesseja ja arjen asiointia. Lisäksi sähköinen allekirjoitus tuo julkiselle sektorille huiman tuottavuusloikan ja vapauttaa paperimylläkästä asioinnissa.

Pieni mutta asiassa kuitenkin vielä löytyy – ja sinun apuasi tarvitaan.

Suomessa on oltu jo kauan sitten lainsäädännöllisesti viisaita. Vuonna 2003 säädettiin Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Oli todella edistyksellistä velvoittaa viranomaiset vastaanottamaan myös sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat. Otetaan pari keskeistä lainausta:

Viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Tällöin on lisäksi kaikille tarjottava mahdollisuus lähettää sähköisesti viranomaiselle sille toimitettavaksi säädettyjä tai määrättyjä ilmoituksia, sen pyytämiä selvityksiä tai muita vastaavia asiakirjoja taikka muita viestejä.

Hienoa! Kaikilla viranomaisilla on nykyään valmiudet ja välineet sähköiseen asiointiin. Siispä:

Vireillepanossa ja asian muussa käsittelyssä vaatimuksen kirjallisesta muodosta täyttää myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja. Jos asian vireillepanossa tai muussa käsittelyssä edellytetään allekirjoitettua asiakirjaa, allekirjoitusvaatimuksen täyttää myös vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetun lain 5 §:n 2 momentissa tarkoitettu sähköinen allekirjoitus.

Ja jälleen erinomaista – suoraan sanotaan, että ei pidä vaatia paperia, vaan sähköinen käy. Samoin on selvää, että edes allekirjoitusta varten ei mustekynää saa käskeä kaivamaan esiin. Pienenä ikävänä yksityiskohtana on kuitenkin se, että tuolla toisen lain pykälässä puhutaan käytännössä kansalaisen sähköisellä henkilökortilla tehtävistä allekirjoituksista – eikä niitä koskaan saatu laajaan käyttöön. Onneksi kyseinen laki on kirjoitettu fiksusti:

Jos oikeustoimeen vaaditaan lain mukaan allekirjoitus, vaatimuksen täyttää ainakin sellainen kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka perustuu laatuvarmenteeseen ja on luotu turvallisella allekirjoituksen luomisvälineellä. Sähköiseltä allekirjoitukselta ei tule kuitenkaan evätä oikeusvaikutuksia yksinomaan sen vuoksi, että se on tehty muulla kuin edellä mainitulla tavalla.

Eli – viranomaisen pitää hyväksyä myös pankkitunnuksilla ja mobiilivarmenteella tehty allekirjoitus, kunhan se on muutoin kunnolla tehty. Upeaa! Nyt meillä on ketju kasassa, niin että juuri sinä ja yrityksesti voitte asioida viranomaisten kanssa kaikissa tapauksissa sähköisesti allekirjoitetuin asiakirjoin, ja pääsette vihdoin piinaavista paperipinoista ja epämääräisen mittaisista postituksen viipeistä eroon. Kustannuksista ja tuottamattomasta työstä myös.

Ikävä tosiasia kuitenkin on, että monilla viranomaisilla on vuosien varrella laadittuja virastotasoisia ohjeita, jäykistettyjä prosesseja ja aivan puhdasta pelkoa muutosta kohtaan. Siksi esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallitus hylkii sähköisesti allekirjoitettuja yritysten asiakirjoja. Jokaisessa valtion virastossa, jokaisessa kunnassa ja pahimmillaan jokaisessa asiointitapahtumassa joudutaan ihmettelemään paperittoman asioinnin käytäntöjä, mahdollisesti voimaan jääneitä vanhentuneita virastosäädöksiä ja muita esteitä. Paha kyllä, kulttuurisesti tarvittaisiin selvä ja pakottava normi ”ylhäältä”, eikä sellaista vielä ole.

Muutokseen vaaditaan käytännössä kaksi pientä lakimuutosta. Sähköistä allekirjoitusta koskien muutetaan lakia niin, että allekirjoitusoperaattorien kautta tehdyille (eli laadukkaille) allekirjoituksille annetaan kaikissa tilanteissa ristiriidaton allekirjoituksen arvo. Ja sähköistä viranomaisasiointia koskien todetaan kertakaikkisesti, että sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat on poikkeuksetta vastaanotettava ja käsiteltävä. Näillä muutoksilla Suomen julkisen sektorin paperiprosesseihin hukkaantuva kitka, tehottomuus ja kankea asiakaspalvelu saadaan kertaloikalla kansainväliseen kärkeen, ensi kevääseen mennessä.

Tietenkin – yritysten välillä, yrityksen ja kuluttaja-asiakkaan välillä, yksityishenkilöiden kesken ja yhdistyksissä kaikki sujuu vaivattomasti ja tehokkaasti sähköisin allekirjoituksin. Moni viranomainen osaa jo käsitellä sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat. Voit siis huoletta ottaa sähköisen allekirjoituksen käyttöön, sillä vain viimeinen dinosaurus, suomalainen julkinen sektori tarvitsee riuhtoa tälle vuosituhannelle.

Nykyinen hallitus haluaa – täysin oikein! – digitalisoida julkiset palvelut ja koko yhteiskunnan. Tässä on 50 miljoonaa syytä (arvioitu yksityisen sektorin sähköisten allekirjoitusten määrä vuosittain, kun esteet poistettu) tarttua toimeen heti.

Haluatko paperin pyörittelyn riipasta eroon? Lähetä tämä kirjoitus omalle kansanedustajallesi!

 

Mainokset

Aitoa sähköistä allekirjoitusta vai placeboa?

Sähköinen allekirjoitus on tuonut tehoa, parantunutta asiakaskokemusta ja kustannussäästöä niin monessa organisaatiossa, että kiinnostus on herännyt hyvin laajalti. Lieveilmiönä on ilmestynyt markkinoille juridisesti sitovan allekirjoituksen sijaan helppoheikkimäisiä ”sähköisiä allekirjoituksia”.

Mitä juridisesti sitova allekirjoitus edellyttää?

Suomeen kaavailtu sähköinen henkilökortti ei koskaan lyönyt läpi markkinoilla. Siksi Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista sisältää paljon viittauksia välineisiin, joita käyttäjille ei ole saatavilla. Keskeiset periaatteet ja sähköisen allekirjoituksen normiperusta laista kuitenkin löytyy:

  • Laissa edellytetään vahvaa käyttäjän tunnistamista, jotta voidaan tehdä sähköinen allekirjoitus. Kuluttajilla ja yritysten edustajilla on käytännössä mahdollisuus käyttää pankkien verkkopalvelutunnuksia ja teleoperaattorien mobiilivarmennetta. Muilla välineillä ei siis voi tehdä sähköistä allekirjoitusta. Kertatunnistus palveluun ei myöskään ole riittävä taso, sillä sähköisen allekirjoituksen tulee olla ainutkertainen, ks. alla.
  • Sähköisen allekirjoituksen luomistietojen on oltava ainutkertaisia, ne eivät saa olla pääteltävissä muista tiedoista tai olla väärennettävissä. Esimerkiksi tallennettu kuva käsin tehdystä allekirjoituksesta ei täytä mitään näistä ehdoista.
  • Sähköisen allekirjoituksen kohde – eli allekirjoitettu sisältö ja tiedot allekirjoittajista sekä allekirjoitushetkistä – ovat kiistämättömästi selvitettävissä. Oikea sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on kenen tahansa tarkastettavissa. Ilman tarkastusmahdollisuutta asiakirja on juridisesti yhtä vahva kuin vaikkapa konekirjoitusarkki.
  • Allekirjoituspalvelun tarjoajan on täytettävä huomattavan vaativat turvallisuus- ja luotettavuusvaatimukset. Sähköinen allekirjoitus on luotettava vain tietoturvallisessa palvelussa toteutettuna.

Varmista oikea allekirjoituspalvelu käyttöösi

Tarkasta ennen palvelun valintaa, että:

  • jokaista allekirjoitusta varten vaaditaan allekirjoittajalta / allekirjoittajilta vahvan tunnistusmenetelmän käyttöä eli pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen käyttöä
  • allekirjoitettu asiakirja on kenen tahansa tarkastettavissa; riippumattoman tahon on voitava varmistua ainakin asiakirjan muuttamattomuudesta, allekirjoittajista ja allekirjoitushetkistä
  • allekirjoituspalvelun tarjoaja osoittaa tietoturva- ja luotettavuustasonsa esimerkiksi ulkoisella auditoinnilla

Hyvä puoli laadukkaan palveluntarjoajan käytössä on se, että saat varmasti asiantuntevaa ja liiketoimintaasi tukevaa palvelua. Suomessa toimivat, asialliset allekirjoituspalvelun tarjoajat pystyvät palvelemaan suomeksi, tuntevat sähköisen allekirjoituksen parhaat käytännöt ja toimittavat sovitun mukaista palvelua ilman piiloriskejä. Parhaat pystyvät toimittamaan allekirjoituspalvelun välittömästi käyttöösi ilman aloitusmaksuja, tarjoavat sähköisesti allekirjoitettavia verkkolomakkeita jopa päivän toimitusajalla ja ovat liitettävissä ketterästi mihin tahansa tietojärjestelmääsi.

Tietenkin on tärkeää, että palveluntarjoaja täyttää tilaajavastuuvelvoitteet, ja monasti myös sitoutuminen kansallisten palvelujen kehittämiseen ja digitalisaatioon on eduksi.

Ota kunnollinen sähköinen allekirjoitus käyttöösi – asiakkaasi, henkilöstösi ja tuloslaskelmasi kiittävät!

Montako nollaa on sähköisen allekirjoituksen investoinnissa?

Vanha myyjän totuus kertoo, että asiakkaiden ihmetellessä alhaista hintaa on syytä ryhtyä ripeisiin hinnannostotoimiin. Digitalisoituminen romuttaa kuitenkin tämänkin hokeman perusteet.

Vanhassa maailmassa sähköisen asioinnin rakentaminen vaati tietotekniikkaprojektin. Tutuksi tulivat Gantt-kaaviot, investointibudjetit ja jalkautussuunnitelmat. Sanomattakin on selvää, että suuri osa pienemmistä yrityksistä ja yhteisöistä oli yksinkertaisesti liian vähävaraisia ryhtymään moiseen leikkiin. 2000-luvulle tultaessa verkosta käytettävät palvelut ovat yksi kerrallaan tarjonneet mahdollisuuden hyödyntää maailmanluokan palveluita pientä käyttömaksua vastaan. Taustalla on suuruuden ekonomia, jaettu kehitysinvestointi jota maksetaan pieninä puroina suuren joukon toimesta.

rahakippoSähköinen allekirjoitus on nykyään saatavilla palveluna. Käyttöönotto voi tapahtua esimerkiksi itsepalveluna, rekisteröitymällä verkossa, tai yhdellä puhelinsoitolla ja sähköisen palvelusopimuksen allekirjoituksella. Käyttöönoton käytännön toimet ovat helpot:

  • palvelun pääkäyttäjän ja käyttäjäorganisaatioiden tietojen täydentäminen
  • oman logon ja tunnusvärin lisääminen
  • kansioiden ja käyttöoikeuksien perustaminen
  • muiden käyttäjien lisääminen

Puolessa tunnissa tapahtuu loikkaus paperin ja hitauden maailmasta tämän päivän sähköiseen asiakaskohtaamiseen.

Tähän asti kaikki on selvää – mutta millainen käyttöönottolasku tulee perässä? Tuhansia euroja, vai selvitäänkö sentään satasilla?

Ainakin onnistuu.fi -palvelussa digitalisoitumisen hyödyt on siirretty täysimääräisesti asiakkaan hyödyksi. Palvelusta laskutetaan vain käyttöoikeuden ja allekirjoitusten määrän mukaan. Aika reilua – varsinkin jos ja kun palvelun voi liittää myös omiin tietojärjestelmiin ja verkkolomakkeisiin.

 

Kirjoittaja-Harri nautiskelee yhteiskunnan terveestä digitalisoitumisesta. Ei keneltään pois, meidän kaikkien hyväksi.

Käytännössä: taloyhtiön hallituksen kokous verkossa

(Kiitos Harri Hurulle @ostanasuntoja / Twitter aiheen herätteestä!)

Ihmisten liikuttelu paikasta toiseen pelkästään sitä varten että he voisivat jutella muodollisesti keskenään ja saada muutaman päätöksen aikaan on ajatuksena varsin passé. Itse asiassa, yhdessä paperin edestakaisin lähettelyn kanssa se on yksi niistä asioista, joita digitalisoituminen ansaitusti vähentää. En ole ainoa, joka haluaa vapauttaa kalenteristaan mahdollisimman suuren oman oman huvin ja hyödyn tarpeisiin.

Yksi toistuvista riesoista on erilaisten, usein pääosiltaan hallinnollisten kokousten sitoma aika ja energia. Asunto-osakeyhtiöt ja niiden hallitukset ovat tästä selkeä esimerkki. Äärimmäinen valtaosa työstä tehdään valmistelussa ja muutenkin kokouksen ulkopuolella, mutta kokoukset on pakko pitää niin lakisääteisistä syistä kuin toisinaan valtuutuksen saamiseksi toimenpiteille. Miten yhdistää välttämättömyys ja fiksuus?

Edelläkävijöinä kokousten digitalisoimisessa ovat olleet kansainväliset yritykset. Kun lentolippu maksaa satasia tai tonneja, ja matkustajan ajasta on ylikysyntä, on ollut pakko järjesteää videoneuvotteluyhteyksiä, verkkokokouksia ja muita tehostavia työkaluja. Suomessa, jossa Internet-yhteyksien laatu on kautta linjan todella hyvä, ja käytöstä ei makseta jokaisen siirretyn tavun mukaan, ovat vastaavat työkalut jo jokaisen saatavilla. Mikä parasta – kuluttajapalveluja tarjoavien Internet-jättien kilpailu on pudottanut niiden hinnat nollaan tai ainakin hyvin lähelle sitä.

Työkalut suoraan verkosta

Microsoftin ja Googlen kädenvääntö on tuottanut Skypen ja Hangoutsin. Molemmat ovat toimivia neuvottelu- ja verkkokokousohjelmistoja, joiden ilmaisilla versioilla pystyy pitämään muutaman henkilön kokouksen ongelmitta. Markkina on käymistilassa, eivätkä toiminnot ole vielä vakiintuneita. Samalla alueella on mm. Ciscon WebEx, jolla onnistuu kolmen henkilön kokous erinomaisesti, maksamalla suurempi. Tärkeintä on varmistaa, että käyttöön otettava työkalu on kaikkien halukkaiden ”etäosallistujien” käytettävissä. Nykyisin sovellukset toimivat hyvin monenlaisissa selainympäristöissä tai tukevat tukisovelluksen asentamista useimpiin käyttöjärjestelmiin. Ilman etukäteisvarmistusta ei kuitenkaan kannata yrittää kokouksen järjestämistä, tai luvassa on teknistä kaaosta.

Tässä kirjoituksessa keskitytään varsinaiseen kokouksen pitämiseen. On kuitenkin syytä muistaa, että muukin isännöitsijän viestintä toimii erinomaisesti sopivalla sähköisellä alustalla. Esimerkiksi Taloyhtio.Info -palvelu sisältää kaiken sähköiseen viestintään, taloyhtiön asiakirjahallintoon ja sähköiseen allekirjoittamiseen tarvittavat työkalut yhdessä verkkopalvelussa.

Kenen tehtävä?

Pienissä yhtiöissä, joissa osakkaat tai hallituksen jäsenet eivät kuitenkaan kaikki asu, on luontevaa sopia kokouksen koollekutsujan kanssa verkkokokouspalvelun järjestämisestä. Isommissa yhtiöissä järjestäjän rooli kuuluu selvästi isännöitsijälle. Kerran tehtävä investointi verkkokokousalustaan ja isännöitsijöiden kouluttaminen tuo niin paljon hyötyä asiakkaana oleville yhtiöille ja niiden asukkaille, ettei ole mitään mieltä takertua vanhaan.

On kuitenkin tunnettu tosiasia, että isännöintialalla osa osaamisesta päivittyy vasta kun seniori-isännöitsijä eläköityy. Siksi on erittäin tärkeää, että aktiiviset osakkaat ja hallituksen jäsenet vaativat palvelua, joko kilpailuttaessaan isännöitsijöitä tai tehdessään ”vuosihuoltoa” isännöintipalveluun. Onneksi erinomaisia esimerkkejä tuottavuustyökaluja käyttävistä ja niiden hyödyt asiakkaille siirtävistä isännöitsijöistä jo löytyy.

Miten verkkokokous järjestetään?

Verkkokokouksen järjestäminen onnistuu joko niin, että kaikki osallistuvat omilta tietokoneiltaan, tai sitten on yksi fyysinen kokouspaikka ja muut osallistuvat kukin yksitellen etänä.

Kun kukin osallistuja istuu omalla koneellaan, mieluusti vieläpä kuulokemikrofonia käyttäen, saadaan paras äänenlaatu vähimmin häiriöin kaikkien käyttöön. Käyttökelpoinen kuulokemikrofoni maksaa parista kympistä ylöspäin, ja toimii kotikoneen kanssa ongelmitta. Tällöin kokouksen järjestäjä kirjautuu omalta koneeltaan verkkokokouspalveluun, ja palvelusta riippuen joko perustaa kokouksen johon muut liittyvät tai kutsuu muut osallistujat kokousryhmään. Joka tapauksessa on ollut syytä varmistaa etukäteen ketkä ovat osallistumassa kokoukseen, ja että heillä on toimiva ohjelmisto käytössään.

Jos kokous pidetään myös paikalle saapuvia osallistujia varten kokoustilassa, toimii kokoustilan esityskone samalla verkkoneuvottelun järjestäjän koneena. Tällä tavoin varmistetaan, että kaikki paikalla ja etänä osallistuvat näkevät samat materiaalit. Jotta äänet välittyvät kokoustilan ja etäosallistujien välillä, on syytä käyttää laadukasta neuvottelupuhelinta tietokoneeseen liitettynä. Esimerkiksi Konftel-, Jabra- ja Polycom -merkkisistä laitteista on hyviä kokemuksia. Jos kokoustila on laaja, ja osallistujia paljon, on syytä käyttää erillistä neuvottelupuhelimeen kytkettyä mikrofonia, johon kokoushuoneen puheenvuoron käyttäjät puhuvat. Tällöin etänä osallistuvat kuulevat puhujan puheen selvästi. Etäosallistujan puhe toistuu hyvin neuvottelupuhelimesta, joten siinä ei ole ongelmia.

Kokouksen puheenjohtaja käyttää puheen johtamiseen verkkokokousohjelmistoa. Käyttöä on syytä harjoitella hiukan, jotta napinpainallusten kanssa ei tule ongelmia. Käytäntö on osoittanut, että erityisiä teknisiä taitoja ei vaadita, mutta kokeilemalla oppimiseen ei ole asiallista ryhtyä vasta kokouksen alettua.

Erittäin hyvä käytäntö on se, että kokouksen sihteeri laatii pöytäkirjaa esityslistaan tukeutuen sitä mukaa kun kokous etenee, ja jakaa koko ajan näkymän pöytäkirjaluonnokseen kokouksen osallistujille. Tämä vähentää olennaisesti jälkipuheita, ja parantaa kirjausten läpinäkyvyyttä. Usein säästytään myös työläiltä pöytäkirjan muutoskierroksilta, kun oikeellisuus tarkastetaan reaaliajassa.

Laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä päätösten sitovuus

Koollekutsuminen ja muu kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden osoittaminen toimii hajautetussa kokouksessa pääosin samalla tavoin kuin kootussa kokouksessa.

Koollekutsumisen yhteydessä on syytä kertoa käytettävästä teknisestä ratkaisusta, ja tarjota mahdollisuus testata oman yhteytensä toimivuus hyvissä ajoin ennen varsinaista kokousta. Tämä mahdollistaa osakkaille tai jäsenille saapumisen paikalle, jos he eivät kuitenkaan luota tekniikkaan tai saa sitä toimimaan.

Läsnäolijoiden toteaminen on usein hallituksen kokouksissa hyvin vapaamuotoista, kun osallistujat tunnetaan. Tähän verkon hyödyntäminen ei tuo muutosta. Sen sijaan valtakirjojen osalta tulee joko toimittaa ne kokouksen järjestäjälle hyvissä ajoin etukäteen, tai toimittaa ne kiistämättömässä sähköisessä muodossa. Sähköisesti allekirjoitettuna valtakirja on yhtä juridisesti sitova kuin paperinen, ja lisähyötynä on allekirjoittajan vahva tunnistaminen. Näin jää pois allekirjoitusten oikeellisuuden arvailu. Tarvittaessa voidaan jopa kokouksen aikana sähköisesti pyytää ja saada valtakirja henkilöiltä, joiden ääni jäisi muuten käyttämättä esim. yllättävässä äänestyttämistilanteessa.

Päätösten sitovuuden takeena on luonnollisesti allekirjoitettu pöytäkirja. Pelkästään etäosallistujista koostuvan kokouksen tapauksessa asia hoituu sujuvasti: kokouksen sihteeri lähettää heti kokouksen päättyessä osallistujien silmien edessä syntyneen pöytäkirjan kaikille osallistujille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Parhaassa tapauksessa kaikki allekirjoittavat pöytäkirjan pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella saman tien, ja jokaiselle jää sähköinen pöytäkirjakappale toimeenpanoa varten. Tällä tavoin esimerkiksi tilinkäyttöoikeuksien muutokset ja muut nopeaa toimintaa vaativat päätökset eivät jää odottamaan sitä viimeistä allekirjoitusta. Tarvittaessa laadittavat pöytäkirjan otteet voidaan laatia ja allekirjoittaa samalla tavoin.

Jos osa osallistujista on kokouspaikalla, kannattaa pöytäkirja tulostaa ja allekirjoittaa heti. Sen jälkeen allekirjoitettu pöytäkirja skannataan ja lähetetään etäosallistujille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Tällä tavoin päästään lähes yhtä nopeaan toimintaan kuin pelkästään sähköisesti toimittaessa.

Sähköisen allekirjoituksen palvelun saa käyttöön suoraan verkosta (esimerkiksi tämän blogin pitäjien palvelu onnistuu.fi , muitakin on saatavilla), jos isännöitsijällä ei ole vielä sitä käytössä. Kopiointi- ja postituskustannusten kurissa pitämiseksi on tosin syytä hyvin vahvasti velvoittaa isännöitsijä sellaisen palvelun ottamaan käyttöön! Säästöt ja isännöintipalvelujen nopeutuminen ovat olleet varsin huomattavia sähköiseen toimintaan siirryttäessä.

Joka tapauksessa kokouksen asiakirjat ja allekirjoitettu pöytäkirja tulee arkistoida samalla huolellisuudella kuin paperillakin toimiessa. Tässä joko isännöitsijän järjestämä luotettava tallentaminen, sähköinen isännöintipalvelu tai muu erikseen järjestetty arkistointipalvelu on tarpeen. Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja tallentuu myös sähköiseen allekirjoituspalveluun.

Miten liikkeelle?

Tarvittavat työkalut ovat siis: verkkokokouspalvelu, sähköinen allekirjoituspalvelu ja tarvittaessa neuvottelupuhelin kokouspaikalle. Omilta koneiltaan osallistuvat tarvitsevat mieluusti kuulokemikrofonit. Lisäksi tarvitaan turvallisen arkistoinnin järjestely, joko isännöitsijän toimenpitein tai erillisenä palveluna.

Suuressa yhtiössä helpoimmalla asiassa pääsee, kun velvoittaa isännöitsijän tehostamaan toimintaansa tällä tavoin. Jos isännöitsijällä ei ole tähän kiinnostusta, kannattaa saman tien listata asia seuraavan kilpailutuksen vaatimukseksi. Haluttomuus kehittää asioita yhtiön ja asukkaiden eduksi kertoo hyvin paljon siitä miten palvelu kokonaisuudessaan toimii.

Toisinaan innokas osakas tai hallituksen jäsen riittää muutokseen, ja osakkaiden voimin hoidetussa yhtiössä se on ainoa vaihtoehto. Puolen päivän panostus välineiden käyttöönottoon ja harjoitteluun tuo erityisesti ei-asuvien osakkaiden tapauksessa mahtavan hyödyn ja mukavuuden.

Hyvää digitalisoitumista – hyödyn ja huvin vuoksi!

 

Kirjoittaja-Harri on muiden kiireiden välissä pitänyt asunto-osakeyhtiön verkkokokousta Berliini-Bryssel-Savonlinna -akselilla ja saanut uudelle isännöitsijälle tilinkäyttöoikeudet heti kokouksen jälkeen.

Yhteiskuntavastuuta ja säästöä – ristiriitako?

Sadat, jopa tuhannet suomalaiset organisaatiot ovat sähköistäneet asiakirjojaan muun muassa pöytäkirjojen, tilinpäätösasiakirjojen ja muiden paksujen paperinippujen osalta. Sähköisestihän ne laaditaan kymmenissä tai sadoissa tuhansissa yrityksissä, mutta allekirjoitusta varten tulostimet ja kopiokoneet soivat kuin humppaorkesteri Eläkeläiset touhukkaimpina päivinään. Proosallisesti voisi ajatella, että rahaahan se vain on, mitä siinä tuhlataan. Se ei kuitenkaan ole ihan koko totuus.

Kuntaliitto tutki toimistopaperin kulutuksen vähentämistä organisaatiossaan. Tulokset ovat ympäristökuormituksen kannalta melkoisia.

Otetaanpa esimerkiksi kaksi lavaa paperia monitoimikopiokoneista läpi laskettuna. Ei tarvita mahdotonta määrää toimistotyötä, kun tämä määrä on historiaa. Käännetään tässä kohtaa prosessi sähköiseksi, ja katsotaan mikä on tulos:

  • säästyy 2450 euroa rahaa (ilman työajan säästöä, vain itse paperi ja tulostus)
  • vähennetään 2,8 tonnia CO2-päästöjä
  • säästetään kokonaisuus huomioiden 316 tonnia luonnonvaroja

Mitä muuta tapahtuu, kun allekirjoitettavien paperinivaskojen sijaan asiakirjat kulkevat sähköisesti allekirjoittajille ja takaisin? (onnistuu.fi asiakaskunnan kertomana)

  • allekirjoitusprosessin kokonaiskustannus säästynyt työaika huomioiden putoaa vähintään 80%
  • allekirjoitettavan asiakirjan läpimenoaika prosessissa putoaa 90%
  • asiakirjoja sinun organisaatiossasi käsittelevien ihmisten työaika ohjautuu hyödyllisempään tekemiseen ja työtyytyväisyys paranee
  • allekirjoittajien kokema palvelu paranee olennaisesti, kun pöydänreunan paperipinot ja postilaatikolle juoksentelu katoavat

Tietenkin sähköinen prosessi parantaa asiakkaillesi allekirjoitettaviksi lähetettävien asiakirjojen luotettavuutta olennaisesti. Erityisen tärkeää tämä on määrältään vähäisempien mutta arvoltaan suurempien asiakirjojen osalta, vaikkapa tilaussopimusten, työsopimusten tai valtakirjojen muodossa.

Yhteiskuntavastuun kantaminen ei taida aina olla taulapäiden hommaa.

Syksyn käynnistelyn myötä kirjaili Harri

Jipii – Aku Ankka ja En Kerro tilasivat meiltä!

Kesällä tuntuu monella olevan hyvää aikaa istahtaa koneen tai pädin ääreen ja hoidella asioita. Muun muassa vanhat nettituttavamme Aku Ankka ja En Kerro ovat kunnostautuneet tilaamalla yhtä sun toista verkosta.

Verkossa avoin lomake on ihan mukava tapa kerätä herätteitä mahdollisilta asiakkailta. Vähemmän mukavaa on se, että verkkolomakkeen täyttäminen ei muodosta minkäänlaista juridista sitoumusta tunnistamattoman asiakkaan puolelta. Siksi seassa on näitä helposti sivuun heitettäviä Tex Willereitä, ja paljon hankalammin ja työläämmin käsiteltäviä ilkivaltaisia tilauksia. Melkoinen souvi syntyy siitäkin, kun joku asiakas alkaa toimituksen jälkeen venkoilla ettei oikeasti ole mitään tilannutkaan – millä osoitat että se oli juuri hän?

Kuluttaja-asiakkaan kanssa on joka tapauksessa tehtävä sopimus ja osoitettava että sopimusehdot on esitetty. Yritysasiakkaan suhteen käytäntö on osoittanut, että se kannattaa. Mistä siis oikotie?

Sähköisesti allekirjoitettava verkkolomake kuulostaa ikävästi atk-projektilta. Kallista, tunkkaista, hidasta… Mutta onneksi nykytekniikka antaa oikotien asiaan. Yksinkertaisin, halvin ja helpoin tapa sähköistää nykyinen avoin verkkolomake löytyy osoitteesta verkkolomake.fi . Ei puhuta viikoista eikä tonneista, ja oman verkkosivustosi päässä muutoksiin menee tyypillisesti aikaa muutama minuutti.

Esimerkin vuoksi voit vilkaista onnistuu.fi seurayhteistyön tueksi laadittua lomaketta. Tämän käyttöönotto alkoi tiistaina iltapäivällä ja päättyi keskiviikkoaamuna. Tai jos kesäkauden sijoituspäätökset ovat vielä tekemättä, niin Helsinki Capital Partners hoitaa erikoissijoitusrahastomerkinnän ammattimaisesti.

Joskus mietityttää miksi suuria hyötyjä tuovat pienet päätökset jäävät suuria vaivoja tuovien suurten päätösten jalkoihin. Nappaa sinä helpot hyödyt kotiin ja ota verkkolomake käyttöön saman tien!

Heinä hampaiden välissä kirjaili Harri

Ei kai me nyt allekirjoituksesta makseta?

Jokainen kehitystä eteenpäin vievä kohtaa hetkiä, jolloin aivosähkökäyrä piirtää suoraa hetken verran – niin eri näkökulmasta asiat näyttäytyvät kun tulosuunta on erilainen. Tänään sain siitä hyvän muistutuksen. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa harkitsevan yrityksen ihmiset kertoivat minulle, että heille eivät allekirjoitukset maksa nyt mitään – miksi pitäisi maksaa sähköisistä allekirjoituksista?

Ystäväni Anssin sanoin, etwaksen verran yllätti. Aloitin lämmittelyn kyselemällä mistä minäkin voisin noutaa ne ilmaiset postimerkit ja kirjekuoret joita heillä käytetään. Nimittäin, sähköinen allekirjoitus ei maksa sen enempää kuin kustannustehokkaasti frankkeerattu yhden paperin kirje. Ilmeisesti heillä paperit myös loikkaavat itsekseen kuoreen ja hipsivät Itellalle omia aikojaan.

Se vasta ilmaista onkin, kun allekirjoitettu sopimus, valtakirja, pöytäkirja tai muu paperi palaa viikon-parin päästä (jos palaa!) jatkokäsittelyä varten. Kuoria rapistellaan, monitoimikoneen skanneri hehkuu hiljaa, metadataa nakutellaan verkkolevylle tallennettaessa. Ei maksa mitään, kun ihmiset ovat meillä muutenkin töissä.

Vilkaisin hiukan tilastodataa sähköistä allekirjoitusta käyttävistä asiakasorganisaatioistamme. Paperista sähköön siirryttäessä allekirjoitettavaksi lähetetyn asiakirjan kääntöaika putoaa keskimäärin kymmenenteen osaan. Siis 90%. Kustannus – työkustannus huomioiden – putoaa viidenteen osaan. Siis 80%. Lisäksi tulevat pienentyneet selvittely- ja virhekustannukset, radikaalisti helpottunut tiedon etsintä, vähentynyt allekirjoittamatta jääneiden sopimusten määrä…

Ehkä se ”euron laaki” kuulostaa paljolta. Kai näissäkin hommissa voidaan säästää kustannuksista piittaamatta.

Silti joskus kannattaa panostaa uuden opetteluun – vaikka se vajaa puoli tuntia jota sähköisen allekirjoituksen oppimiseen tarvitaan – jotta ennättää nauttia elämän sykähdyttävistä asioista. Kysykää vaikka Anssilta.

Hämmentyneenä mutta hiljakseen toipuen kirjoitteli Harri