Arkisto

Pilvipalvelu

This category contains 6 posts

Käytännössä: uusi asiakkuus sähköisellä allekirjoituksella

Uusi asiakkuus on yritykselle kenties palkitsevin hetki liiketoiminnan kehittämisessä. Valitettavasti siihen saattaa tuhlaantua aivan tarpeettomasti resursseja, ja samalla asiakkaan ensivaikutelma yrityksestä heikkenee.

Mitä asiakkuuden perustamiseen tarvitaan?

Uusi asiakkuus syntyy, kun asiakas haluaa ensimmäisen yrityksen palvelun käyttöön. Siihen tarvitaan ainakin:

  • asiakkaan tunnistaminen (kenen kanssa tässä oikein touhutaan)
  • asiakkuussopimuksen allekirjoittaminen (asiakas hyväksyy velvoitteet ja saa oikeudet)
  • sopimuksen asiakaskappaleen toimittaminen asiakkaalle (hyvä asiakkuustapa, KKV:n velvoitteet)

Kättä päälle -kulttuurissa asia oli yksinkertainen, kun kohdattiin kasvokkain ja huolellisesti konekirjoitettu sopimuspaperi sai allekirjoitukset kuulakynällä. Harvalla yrityksellä on enää varaa ajeluttaa ihmisiä pelkän rupatteluhetken perässä, ja yhtä harvoin innostaa ajatus postin kulun odottelemisesta ja asiakkaan vaivaamisesta postilaatikolle palautuskuorta kiikuttamaan.

Ratkaisuksi löytyy helposti pankeilta ja operaattoreilta saatavien tunnistamisvälineiden käyttöönotto ja oman sähköisen asiointipalvelun perustaminen. Ratkaisumalli on erinomainen! Siihen pitää varata viikkokausia työaikaa, solmia tusinan verran sopimuksia eri toimijoiden kanssa, määritellä ja koodata tietoturvakriittinen verkkopalvelu ja muutenkin omistaa paksu lompakko, pitkä kalenteri ja erittäin hyvät hermot.

Sähköinen asiakkuuden avaaminen palveluna?

Kaikkea uuteen asiakkuuteen liittyvää ei voi eikä kannata ulkoistaa. Tuo edellä kuvattu asiakasarvoa tuottamaton tekniikka on kuitenkin paras mahdollinen ulkoistuskohde. Verkosta palveluna tarjottava sähköinen allekirjoituspalvelu sisältää kaikkien pankkien tunnisteet ja operaattorien mobiilivarmenteet, se tunnistaa asiakkaan, ottaa asiakkaalta juridisesti sitovan allekirjoituksen ja toimittaa sopimuskappaleet sinulle ja asiakkaalle – noin euron kappalehintaan. Käyttöönottokustannuksia allekirjoituspalvelusta ei tule lainkaan, ja palvelu on heti käytössäsi.

Voit itse laatia asiakassopimuksen ja lähettää tietoturvallisen allekirjoituskutsun asiakkaalle (myös usealle allekirjoittajalle), tai ottaa pienellä lisämaksulla käyttöön parissa päivässä valmistuvan sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen. Kokonaiskustannus on vähemmän kuin yhden sopimuskierroksella vietetyn iltapäivän kustannus. Kummallakin tavalla saat saman tien allekirjoitetun sopimuskappaleen, ja voit jatkaa varsinaisen asiakkuuden arvon parissa. Säästät pelkästään asiakirjakustannuksissa roimasti, työaikaa säästyy tarpeellisempaan, asiakas saa palvelunsa nopeammin ja vieläpä mieluisammalla asiointitavalla.

Asiakkuuden sähköinen avaaminen on laajalti käytössä mm. rahastopalveluissa, leasingissa, korttipalveluissa, vakuutuspalveluissa, koulutuksessa, teollisuudessa, asumisessa, tietoliikenteessä…

Kasvupolku aina käytössä

Jos tarvitset asiakkuussopimusten lisäpalveluksi esimerkiksi maksutapahtumaa, voidaan yhdistää allekirjoitusprosessi ja maksuprosessi. Esimerkiksi asumisen takuumaksu tai tilauspohjaisen palvelun ensimmäinen maksuerä hoituu samalla kun asiakas allekirjoittaa sopimuksen. Voit myös hyödyntää sähköisesti allekirjoitettavia valtakirjoja ja pöytäkirjoja, tai liittää allekirjoituspalvelun esimerkiksi CRM-järjestelmääsi tai dokumentinhallintajärjestelmääsi ohjelmointirajapinnan kautta.

Miten käytännössä?

Rekisteröi organisaatiosi allekirjoituspalveluun heti ja aloita saman tien allekirjoituskutsujen lähettäminen – ilman perustamiskustannuksia. Saat heti rekisteröitymisen yhteydessä hallintaoikeudet palveluun, sähköpostiisi ohjeet oman yrityslogosi ja tunnusvärisi lisäämisestä sekä mahdollisuuden lisätä käyttäjiä, kansioita ja käyttöoikeuksia tarpeesi mukaan. Asiakaspalvelu on tukenasi käyttöönotossa ja käytössä, ja tukee myös allekirjoituskutsun saaneita jos heillä herää kysymyksiä.

Voit myös kertoa tarpeistasi, saat saman tien ratkaisuehdotuksen satojen tuhansien allekirjoittajien kokemuksella. Esimerkiksi sähköisesti allekirjoitettava verkkolomake syntyy jopa yhdessä päivässä pikkurahalla.

Mainokset

Käytännössä: allekirjoitettava verkkolomake päivässä

Kaksi käyttötapausta kattaa suurimman osan sähköisen allekirjoituksen tarpeesta. Aiemmin blogissa on käsitelty tilannetta, jossa yhdelle tai useammalle henkilölle lähtetään allekirjoituskutsu sähköpostiin ja matkapuhelimeen. Usein kuitenkin asioija on valmiiksi tietokoneen äärellä, ja kaikkein luontevin tapa olisi allekirjoittaa tiedot heti kun ne on asiakas on antanut ne verkkopalveluun. Oikotien sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen käyttöönottoon tarjoaa verkkolomake.fi -palvelu.

Paljonko maksaa, kauanko kestää?

Monessa verkkopalvelussa kerätään asioijalta tietoja verkkolomakkeilla, ja painamalla ”Lähetä” tiedot singahtavat prosessissa eteenpäin. Ikävä haaste asiassa on se, että tuntemattoman asioijan kirjoittamiin tietoihin on riskialtista luottaa, eikä useinkaan voida katsoa esimerkiksi sopimuksen tai valtakirjan syntyneen pelkän verkkolomakkeen perusteella. Siksi lähetellään paperia allekirjoitettavaksi tai soitetaan asiakkaalle ja koitetaan aiemman asioinnin perusteella arvailla olisiko kyseessä oikea henkilö. Tämä kaikki on hidasta, asiakasta työläännyttävää ja kovin kallista.

Sähköisesti allekirjoitettava lomake syntyy tavallisesti muutamassa päivässä tilauksesta. Kiiretapauksissa tavanomainen lomake on valmis saman työpäivän aikana. Lähtöaineistoksi tarvitaan lomakkeen sisältö esimerkiksi paperilla, PDF- tai Word-tiedostona tai verkkolomakkeena.

Sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen toteutus ja Verkkolomake-palvelun käyttöönotto maksaa 299 euroa (ALV 0), ja tapahtuu täysin palveluna. Saat käyttöösi upotuskoodin, jolla voit sijoittaa lomakkeen mille tahansa verkkosivustollesi. Jatkossa lomake maksaa 9,90 euroa kuussa ja 1,02 euroa / allekirjoitus. Suhteessa lähes mihin tahansa tapaan hankkia allekirjoitus asiakkaalta säästät valtavasti. Samalla kertaa tilattavat lisälomakkeet saat vielä edullisemmin.

Valmiit, allekirjoitetut lomakkeet toimitetaan PDF-tiedostoina sovittavaan sähköiseen osoitteeseen, ja lomakkeen tiedot ovat ladattavissa myös rakenteisessa muodossa jatkokäsittelyä varten. Sovittaessa voidaan lomake sijoittaa 9,90 euron lisähintaan myös onnistuu.fi -palveluympäristöön.

Asiakaskokemus

Miltä sähköinen allekirjoittaminen käytännössä tuntuu? Kokeile itse verkkolomake.fi -palvelussa. Vertaa kokemusta paperipostin odotteluun tai puhelimessa udeltuihin ”paljonko suunnilleen oli edellinen puhelinlaskusi” -tilanteisiin!

…integraatiot ja muut komplikaatiot…

On olemassa tilanteita, joissa halutaan liittää verkkolomake olemassa olevaan tietojärjestelmään, tai tehdä lomakkeen sisälle sellaista toiminnallisuutta joka vaatii ohjelmointia. Sama sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus on helposti käytettävissä ohjelmointirajapinnan kautta.

Ohjelmointirajapinnan kautta käytettäessä sama, juridisesti sitova sähköinen allekirjoitus on käytettävissäsi vapaasti itse suunnittelemassasi käyttöliittymässä. Voit esimerkiksi toteuttaa lomakkeita, joissa noudetaan asiakastietoja taustajärjestelmästä lomakkeelle, tai kutsutaan muita allekirjoittajia allekirjoittamaan verkossa asioijan laatima asiakirja. Jos käytettävissäsi ei ole osaavaa teknistä toteuttajaa, onnistuu.fi –kumppanuusverkostosta löytyy varmasti hyvä kumppani.

Ota verkkolomake heti käyttöön

Tarvitset omaa työtäsi puoli päivää ja muutaman satasen rahaa. Löydätkö tehokkaampaa prosessiesi digitalisaatio -tapaa?

Ota yhteyttä, lähetä lomakepohjasi ja nauti sähköisesti allekirjoitettavan lomakkeen hyödyistä jo tällä viikolla!

Montako nollaa on sähköisen allekirjoituksen investoinnissa?

Vanha myyjän totuus kertoo, että asiakkaiden ihmetellessä alhaista hintaa on syytä ryhtyä ripeisiin hinnannostotoimiin. Digitalisoituminen romuttaa kuitenkin tämänkin hokeman perusteet.

Vanhassa maailmassa sähköisen asioinnin rakentaminen vaati tietotekniikkaprojektin. Tutuksi tulivat Gantt-kaaviot, investointibudjetit ja jalkautussuunnitelmat. Sanomattakin on selvää, että suuri osa pienemmistä yrityksistä ja yhteisöistä oli yksinkertaisesti liian vähävaraisia ryhtymään moiseen leikkiin. 2000-luvulle tultaessa verkosta käytettävät palvelut ovat yksi kerrallaan tarjonneet mahdollisuuden hyödyntää maailmanluokan palveluita pientä käyttömaksua vastaan. Taustalla on suuruuden ekonomia, jaettu kehitysinvestointi jota maksetaan pieninä puroina suuren joukon toimesta.

rahakippoSähköinen allekirjoitus on nykyään saatavilla palveluna. Käyttöönotto voi tapahtua esimerkiksi itsepalveluna, rekisteröitymällä verkossa, tai yhdellä puhelinsoitolla ja sähköisen palvelusopimuksen allekirjoituksella. Käyttöönoton käytännön toimet ovat helpot:

  • palvelun pääkäyttäjän ja käyttäjäorganisaatioiden tietojen täydentäminen
  • oman logon ja tunnusvärin lisääminen
  • kansioiden ja käyttöoikeuksien perustaminen
  • muiden käyttäjien lisääminen

Puolessa tunnissa tapahtuu loikkaus paperin ja hitauden maailmasta tämän päivän sähköiseen asiakaskohtaamiseen.

Tähän asti kaikki on selvää – mutta millainen käyttöönottolasku tulee perässä? Tuhansia euroja, vai selvitäänkö sentään satasilla?

Ainakin onnistuu.fi -palvelussa digitalisoitumisen hyödyt on siirretty täysimääräisesti asiakkaan hyödyksi. Palvelusta laskutetaan vain käyttöoikeuden ja allekirjoitusten määrän mukaan. Aika reilua – varsinkin jos ja kun palvelun voi liittää myös omiin tietojärjestelmiin ja verkkolomakkeisiin.

 

Kirjoittaja-Harri nautiskelee yhteiskunnan terveestä digitalisoitumisesta. Ei keneltään pois, meidän kaikkien hyväksi.

Vieraskynä: Asiakkaan allekirjoitukset haltuun asiakashallinnassa

Sähköinen allekirjoitus on erittäin tehokas keino asioiden, erityisesti myynnin, hallintaan. Olen eri yhteyksissä hallinnut niin suuria kuin pieniä määriä sopimuksia. Ikinä varsinaisen allekirjoituksen metsästäminen asiakkaalta ei ole ollut erityisen tehokasta. Se on aina tuntunut varsin turhalta ja työläältä kaikille jahtiin osallistuville. Aina siihen on kuulunut enemmän tai vähemmän säätöä ja palanut aikaa sekä energiaa. Sitä samaa energiaa, joka yrityksissä olisi aina syytä keskittää pääasiaan eli asiakassuhteen hoitoon. Uskon jokaisen sopimuksia hallinneen kokeneen saman niin pienessä kuin suuressakin tiimissä.

”Helppokäyttöisyys on aina hyvän palvelun tunnusmerkki.”

Kun tutustuin onnistuu.fi :n palveluun, se tuntui juuri oikealta tavalta hyödyntää tekniikkaa. Se on yksinkertainen ja tehokas tapa hallita dokumenttien allekirjoitusta. Näin asia pitää hoitaa, tehokkaalla, dokumentoidulla ja Suomen lakia noudattavalla tavalla.

pauli_jantunen

Pauli Jantunen, OOSIS

SugarCRM on miljoonien käyttäjien käyttämä asiakkaidenhallintajärjestelmä. Alkujaan amerikkalaista järjestelmää myy ja markkinoi OOSIS Oy. Yritys on erikoistunut lähes 10-vuotisen historiansa aikana rakentamaan erilaisia ratkaisuja asiakkailleen. OOSIS myös lokalisoi järjestelmän Suomeen ja kehittää siihen palveluita, jotka helpottavat nimenomaan suomalaisessa ympäristössä toimimista. Yksi uusista kehitysaskeleista on tuoda suomalaisen onnistuu.fi:n palvelut osaksi Sugaria.

Tämä yhdistelmä luo erinomaisen ratkaisun hallita dokumentteja suoraan asiakastiedoista. Kaikki tieto on valmiiksi niin asiakkaan kuin tarvittaessa myös allekirjoittavan yrityksen tiedoissa. Jos esimerkiksi sopimuksen allekirjoittamisen hoitaminen on ollut hankalaa, niin myös sopimuksien tai muiden allekirjoitettujen asiakirjojen hallinta on ollut vähintään yhtä työlästä. Nyt dokumentit voi lähettää allekirjoitettavaksi suoraan asiakashallinnasta. Asiakirjojen tilaa ja allekirjoitettuja asiakaskirjoja voi katsoa suoraan Sugarista. Tämä on helppo tapa saada toiminta organisoiduksi ja koko ketju myös auditoitua. Sekään ei ole kokemuksen mukaan aina ollut kovinkaan helppoa tai tehokasta.

Tavoittelemme yhteispalvelulla aikasäästöä, luotettavuutta ja helppokäyttöisyyttä. Aikasäästöt tulevat niin dokumenttien hallinnassa kuin toiminnan organisoinnissa. Luotettavuutta saamme onnistuu.fi:n palvelusta ja siitä, että pystymme seuraamaan suoraan asiakashallinnassa dokumenttien allekirjoitustilannetta. Helppokäyttöisyys on aina hyvän palvelun tunnusmerkki. Siinä prosessin yksinkertaistaminen ja läpinäkyvyyden tuominen helpottavat merkitsevästi toimintaa. Helpointa se on näyttää käytännössä.

Pauli Jantunen
toimitusjohtaja, OOSIS Oy

PS. Jos kiinnostuit aiheesta, niin avainasiakaspäällikkömme Niko Meriläinen näyttää mielellään lisää ja kertoo aiheesta enemmän. Nikon tavoitat numerosta +358 50 524 8052 tai niko.merilainen@oosis.fi.

Vieraskynä: Palkkaus.fi valitsi Onnistuu-allekirjoituksen

Palkkaus.fi

Palkkaus.fi

Avasimme kaksi viikkoa sitten Palkkaus.fi-palvelun, jolla kotitalouden on helppo hoitaa kaikki yksityiseen palkkaamiseen liittyvä yhdestä paikasta. Yhdellä verkkomaksulla voi hoitaa kaikki lakisääteiset tilitykset, maksut ja velvoitteet palkkaan liittyen. Myös lakisääteiset vakuutukset saa suoraan palvelusta. Tavoitteena on tehdä yksityisestä palkanmaksusta helppoa ja edullista.

Janne Isosävi, Palkkaus.fi

Janne Isosävi, Palkkaus.fi

Palvelun rakentamisessa yksi haaste oli helpon digitaalisen valtakirjan totettaminen. Emme halunneet, että käyttäjä joutuu tekemään sitä paperilla ja skannaamaan tai lähettämään meille mitään erikseen postilla tai sähköpostilla. Verkkopankkitunnistus toimii meille kyllä maksujen tekemisessä, mutta sitä ei voinut käyttää valtakirjan antamiseen palvelussa.

Kumppanimme, Suomen Tilaajavastuu Oy, oli myös kohdannut saman ongelman jo aiemmin, ja toimitusjohtaja Lars Albäck kehotti meitä ottamaan yhteyttä onnistuu.fi:n tiimiin. Saimmekin heti hyvän infopaketin Harri Koposelta, ja päätimme, että käytämme palvelussamme onnistuu.fi:n digitaalista allekirjoituspalvelua.

Meidät yllätti palvelun helppo käyttöönotto. Parissa päivässä saimme testattua konseptin ja viikossa meillä oli integroituna allekirjoitus testijärjestelmäämme. Testien jälkeen toteutimme sen myös tuotantoympäristöön ja se oli mukana heti alusta alkaen palvelussamme.

Digitaalinen allekirjoitus helpottaa Palkkaus.fi-palvelun käyttöä merkittävästi poistamalla yhden aikaisemmin paperia vaatineen työvaiheen. Meidän ei myöskään tarvitse käsitellä isoa määrää paperisia valtakirjoja. Näin säästetään kustannuksia kaikilta osapuolilta ja nopeutetaan koko prosessia.

”Meidät yllätti palvelun helppo käyttöönotto.”

Olemme olleet hyvin tyytyväisiä onnistuu.fi:n palveluun ja mielelläni suosittelen sitä myös muille digitaalisia verkkopalveluita tarjoaville!

Janne Isosävi, toimitusjohtaja

www.palkkaus.fi

Suomen Palkanlaskenta Oy

Asiakkaat karkasivat kesälomille – nimi puuttuu pahvista!

Ostaja vastaili mökkilaiturilta. Samaa mieltä ollaan asioista, mutta ”palataan asiaan kunhan olen taas toimistolla”.

Hieno juttu, palataan vaan. Mutta vieläkö asiakasta asia innostaa silloin? Joudutko varaamaan resursseja asiakasta varten vaikka allekirjoitus puuttuu sopimuksesta? Entä jos asiakas peruukin sitten? Tai pitäisi saada palvelu auki asiakasorganisaation muita ihmisiä varten, mutta nimenkirjoittaja on jo kesäreissulla.

Käännetään kakkulat toisin päin. Haluaisit itse tilata kanavapaketin, valtuuttaa isännöitsijän, laittaa uuden auton tilaukseen, mutta vastapäässä kysellään kesäpostiosoitetta tai intetään ”toimistolle” käymään. Eikö innostaisi surauttaa mökkirannasta kivikylään?

Allekirjoitus kulkee oikein sujuvasti mökkirantaan, ettei isännän tarvitse ajella. Osaa se lentää perässä vaikka Kuuban-matkalle. Sähköinen allekirjoitus.

Kesän haasteita taklaamaan voi ottaa selainpohjaisen sähköisen allekirjoituspalvelun. Se ei vaadi investointeja, on otettavissa käyttöön verkossa rekisteröitymällä, tarjoaa juridisesti sitovat allekirjoitukset mihin tahansa asiakirjoihin. Ei ole tarvetta integrointiin, ei koulutusseminaareihin. Kesätuuraajakin voi laatia sopimukset valmiiksi, ja lähettää ne allekirjoitettavaksi esimiehelle ja asiakkaalle vaikkei tuuraajalla olekaan itsellään allekirjoitusoikeutta. Näin se onnistuu.fi.

Kesää kohti tunnelmoi Harri

lomalla

Giétroz!