Arkisto

Käytännössä

This category contains 3 posts

Käytännössä: uusi asiakkuus sähköisellä allekirjoituksella

Uusi asiakkuus on yritykselle kenties palkitsevin hetki liiketoiminnan kehittämisessä. Valitettavasti siihen saattaa tuhlaantua aivan tarpeettomasti resursseja, ja samalla asiakkaan ensivaikutelma yrityksestä heikkenee.

Mitä asiakkuuden perustamiseen tarvitaan?

Uusi asiakkuus syntyy, kun asiakas haluaa ensimmäisen yrityksen palvelun käyttöön. Siihen tarvitaan ainakin:

  • asiakkaan tunnistaminen (kenen kanssa tässä oikein touhutaan)
  • asiakkuussopimuksen allekirjoittaminen (asiakas hyväksyy velvoitteet ja saa oikeudet)
  • sopimuksen asiakaskappaleen toimittaminen asiakkaalle (hyvä asiakkuustapa, KKV:n velvoitteet)

Kättä päälle -kulttuurissa asia oli yksinkertainen, kun kohdattiin kasvokkain ja huolellisesti konekirjoitettu sopimuspaperi sai allekirjoitukset kuulakynällä. Harvalla yrityksellä on enää varaa ajeluttaa ihmisiä pelkän rupatteluhetken perässä, ja yhtä harvoin innostaa ajatus postin kulun odottelemisesta ja asiakkaan vaivaamisesta postilaatikolle palautuskuorta kiikuttamaan.

Ratkaisuksi löytyy helposti pankeilta ja operaattoreilta saatavien tunnistamisvälineiden käyttöönotto ja oman sähköisen asiointipalvelun perustaminen. Ratkaisumalli on erinomainen! Siihen pitää varata viikkokausia työaikaa, solmia tusinan verran sopimuksia eri toimijoiden kanssa, määritellä ja koodata tietoturvakriittinen verkkopalvelu ja muutenkin omistaa paksu lompakko, pitkä kalenteri ja erittäin hyvät hermot.

Sähköinen asiakkuuden avaaminen palveluna?

Kaikkea uuteen asiakkuuteen liittyvää ei voi eikä kannata ulkoistaa. Tuo edellä kuvattu asiakasarvoa tuottamaton tekniikka on kuitenkin paras mahdollinen ulkoistuskohde. Verkosta palveluna tarjottava sähköinen allekirjoituspalvelu sisältää kaikkien pankkien tunnisteet ja operaattorien mobiilivarmenteet, se tunnistaa asiakkaan, ottaa asiakkaalta juridisesti sitovan allekirjoituksen ja toimittaa sopimuskappaleet sinulle ja asiakkaalle – noin euron kappalehintaan. Käyttöönottokustannuksia allekirjoituspalvelusta ei tule lainkaan, ja palvelu on heti käytössäsi.

Voit itse laatia asiakassopimuksen ja lähettää tietoturvallisen allekirjoituskutsun asiakkaalle (myös usealle allekirjoittajalle), tai ottaa pienellä lisämaksulla käyttöön parissa päivässä valmistuvan sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen. Kokonaiskustannus on vähemmän kuin yhden sopimuskierroksella vietetyn iltapäivän kustannus. Kummallakin tavalla saat saman tien allekirjoitetun sopimuskappaleen, ja voit jatkaa varsinaisen asiakkuuden arvon parissa. Säästät pelkästään asiakirjakustannuksissa roimasti, työaikaa säästyy tarpeellisempaan, asiakas saa palvelunsa nopeammin ja vieläpä mieluisammalla asiointitavalla.

Asiakkuuden sähköinen avaaminen on laajalti käytössä mm. rahastopalveluissa, leasingissa, korttipalveluissa, vakuutuspalveluissa, koulutuksessa, teollisuudessa, asumisessa, tietoliikenteessä…

Kasvupolku aina käytössä

Jos tarvitset asiakkuussopimusten lisäpalveluksi esimerkiksi maksutapahtumaa, voidaan yhdistää allekirjoitusprosessi ja maksuprosessi. Esimerkiksi asumisen takuumaksu tai tilauspohjaisen palvelun ensimmäinen maksuerä hoituu samalla kun asiakas allekirjoittaa sopimuksen. Voit myös hyödyntää sähköisesti allekirjoitettavia valtakirjoja ja pöytäkirjoja, tai liittää allekirjoituspalvelun esimerkiksi CRM-järjestelmääsi tai dokumentinhallintajärjestelmääsi ohjelmointirajapinnan kautta.

Miten käytännössä?

Rekisteröi organisaatiosi allekirjoituspalveluun heti ja aloita saman tien allekirjoituskutsujen lähettäminen – ilman perustamiskustannuksia. Saat heti rekisteröitymisen yhteydessä hallintaoikeudet palveluun, sähköpostiisi ohjeet oman yrityslogosi ja tunnusvärisi lisäämisestä sekä mahdollisuuden lisätä käyttäjiä, kansioita ja käyttöoikeuksia tarpeesi mukaan. Asiakaspalvelu on tukenasi käyttöönotossa ja käytössä, ja tukee myös allekirjoituskutsun saaneita jos heillä herää kysymyksiä.

Voit myös kertoa tarpeistasi, saat saman tien ratkaisuehdotuksen satojen tuhansien allekirjoittajien kokemuksella. Esimerkiksi sähköisesti allekirjoitettava verkkolomake syntyy jopa yhdessä päivässä pikkurahalla.

Mainokset

Käytännössä: allekirjoitettava verkkolomake päivässä

Kaksi käyttötapausta kattaa suurimman osan sähköisen allekirjoituksen tarpeesta. Aiemmin blogissa on käsitelty tilannetta, jossa yhdelle tai useammalle henkilölle lähtetään allekirjoituskutsu sähköpostiin ja matkapuhelimeen. Usein kuitenkin asioija on valmiiksi tietokoneen äärellä, ja kaikkein luontevin tapa olisi allekirjoittaa tiedot heti kun ne on asiakas on antanut ne verkkopalveluun. Oikotien sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen käyttöönottoon tarjoaa verkkolomake.fi -palvelu.

Paljonko maksaa, kauanko kestää?

Monessa verkkopalvelussa kerätään asioijalta tietoja verkkolomakkeilla, ja painamalla ”Lähetä” tiedot singahtavat prosessissa eteenpäin. Ikävä haaste asiassa on se, että tuntemattoman asioijan kirjoittamiin tietoihin on riskialtista luottaa, eikä useinkaan voida katsoa esimerkiksi sopimuksen tai valtakirjan syntyneen pelkän verkkolomakkeen perusteella. Siksi lähetellään paperia allekirjoitettavaksi tai soitetaan asiakkaalle ja koitetaan aiemman asioinnin perusteella arvailla olisiko kyseessä oikea henkilö. Tämä kaikki on hidasta, asiakasta työläännyttävää ja kovin kallista.

Sähköisesti allekirjoitettava lomake syntyy tavallisesti muutamassa päivässä tilauksesta. Kiiretapauksissa tavanomainen lomake on valmis saman työpäivän aikana. Lähtöaineistoksi tarvitaan lomakkeen sisältö esimerkiksi paperilla, PDF- tai Word-tiedostona tai verkkolomakkeena.

Sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen toteutus ja Verkkolomake-palvelun käyttöönotto maksaa 299 euroa (ALV 0), ja tapahtuu täysin palveluna. Saat käyttöösi upotuskoodin, jolla voit sijoittaa lomakkeen mille tahansa verkkosivustollesi. Jatkossa lomake maksaa 9,90 euroa kuussa ja 1,02 euroa / allekirjoitus. Suhteessa lähes mihin tahansa tapaan hankkia allekirjoitus asiakkaalta säästät valtavasti. Samalla kertaa tilattavat lisälomakkeet saat vielä edullisemmin.

Valmiit, allekirjoitetut lomakkeet toimitetaan PDF-tiedostoina sovittavaan sähköiseen osoitteeseen, ja lomakkeen tiedot ovat ladattavissa myös rakenteisessa muodossa jatkokäsittelyä varten. Sovittaessa voidaan lomake sijoittaa 9,90 euron lisähintaan myös onnistuu.fi -palveluympäristöön.

Asiakaskokemus

Miltä sähköinen allekirjoittaminen käytännössä tuntuu? Kokeile itse verkkolomake.fi -palvelussa. Vertaa kokemusta paperipostin odotteluun tai puhelimessa udeltuihin ”paljonko suunnilleen oli edellinen puhelinlaskusi” -tilanteisiin!

…integraatiot ja muut komplikaatiot…

On olemassa tilanteita, joissa halutaan liittää verkkolomake olemassa olevaan tietojärjestelmään, tai tehdä lomakkeen sisälle sellaista toiminnallisuutta joka vaatii ohjelmointia. Sama sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus on helposti käytettävissä ohjelmointirajapinnan kautta.

Ohjelmointirajapinnan kautta käytettäessä sama, juridisesti sitova sähköinen allekirjoitus on käytettävissäsi vapaasti itse suunnittelemassasi käyttöliittymässä. Voit esimerkiksi toteuttaa lomakkeita, joissa noudetaan asiakastietoja taustajärjestelmästä lomakkeelle, tai kutsutaan muita allekirjoittajia allekirjoittamaan verkossa asioijan laatima asiakirja. Jos käytettävissäsi ei ole osaavaa teknistä toteuttajaa, onnistuu.fi –kumppanuusverkostosta löytyy varmasti hyvä kumppani.

Ota verkkolomake heti käyttöön

Tarvitset omaa työtäsi puoli päivää ja muutaman satasen rahaa. Löydätkö tehokkaampaa prosessiesi digitalisaatio -tapaa?

Ota yhteyttä, lähetä lomakepohjasi ja nauti sähköisesti allekirjoitettavan lomakkeen hyödyistä jo tällä viikolla!

Käytännössä: sähköinen allekirjoitus henkilökohtaisessa käytössä

Sadoille tuhansille suomalaisille on tullut tutuksi sähköinen allekirjoitus yritysten palveluihin liittyen. Entäpä jos tarvitset sitä omassa käytössäsi?

Sähköisellä allekirjoituksella on Suomessa sama lainvoima kuin paperille raapustellulla. Siksi tuntuu takaperoiselta, että yritysten kanssa asioidessasi voit käyttää pankkitunnuksia tai onnistuu_veloituksetonmobiilivarmennetta, mutta henkilökohtaisissa asiakirjoissasi pitää vielä turvautua kirjekuoriin ja tulostimiin. Tästä kirjoituksesta löytyvät käytännön askelmerkit helpompaan elämään myös omien sopimustesi, valtakirjojesi ja pöytäkirjojesi suhteen. Vaikka teksti on pitkä, huomaat kokeillessasi kuinka nopea ja vaivaton tapa asiointiin tämä käytännössä on.

Ota allekirjoituspalvelu käyttöön

Allekirjoituspalvelun käyttöönottoa varten tarvitset henkilökohtaiset pankkitunnukset mistä tahansa suomalaisesta pankista, tai mobiilivarmenteen teleoperaattoriltasi. Aikaa käyttöönottoon on syytä varata noin 10 minuuttia. Lisäksi tarvitset henkilökohtaisessa käytössäsi olevan sähköpostiosoitteen.

onnistuu_rekisterointi

Avaa tästä rekisteröintilomake uuteen selainikkunaan.

Rekisteröintilomakkeella annat sähköpostisi ja puhelinnumerosi. Sähköpostiosoitteeseen tulee rekisteröitymisen jälkeen vahvistusviesti, ja kun lähetät allekirjoituskutsuja, se näkyy lähettäjän osoitteena. Käytä siis aktiivisesti seuraamaasi osoitetta.

Henkilötunnus vaaditaan, sillä jokainen onnistuu.fi -palvelun käyttäjä tunnistetaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Näin varmistutaan, että järjestelmän kautta allekirjoitettavaksi lähetetyt asiakirjat voidaan aina liittää oikeaan henkilöön.

Ensimmäisen käyttökerran jälkeen kirjaudut palveluun sähköpostiosoitteellasi ja salasanalla. Valitse siis riittävän pitkä ja monimuotoinen salasana tietojesi turvaamiseksi.

Valitse paketti -pudotusvalikosta voit hankkia heti käyttöösi allekirjoituskutsuja, tai jättää hankkimisen myöhemmäksi. Rekisteröityminen on veloituksetonta eikä kuukausimaksuja ole – maksat ainoastaan jos haluat itse lähettää allekirjoituskutsuja. Voit hankkia kutsuja milloin tahansa myöhemminkin kirjautumalla palveluun ja maksamalla kutsut pankkimaksunapilla.

Lopuksi valitse käyttöehtojen hyväksyntä -ruutu ja paina Rekisteröidy.

Valitse tunnistautumisjärjestelmä, eli joko verkkopankkitunnistautuminen tai mobiilivarmenne valikoista ja jatka oman valitsemalla pankkisi logo. Tunnistautumisen jälkeen voit maksaa allekirjoituskutsut, jos valitsit paketin aiemmassa vaiheessa.

Saat sähköpostiisi vahvistusviestin, jonka ohjeita seuraamalla saat rekisteröitymisen valmiiksi. Tervetuloa sähköisen allekirjoituksen maailmaan!

 

Laadi valtakirja

Valtakirjaa voit tarvita toiselta henkilöltä omaan käyttöösi, tai voit haluta antaa toiselle valtakirjan asioidesi hoitamista varten.

Tehdään ensin valtakirja toisen henkilön käyttöön. Askelmerkit ovat yksinkertaiset:

  1. Laadi valtakirjan teksti tekstinkäsittelyohjelmalla tai muulla sopivalla välineellä.
  2. Tallenna valtakirja PDF-muotoon omalle levyllesi. Useimmissa ohjelmissa on tähän valmis valinta (esim. pudotusvalikossa tallennusvaiheessa). Jos käyttämässäsi ohjelmassa ei ole mahdollista käyttää PDF-muotoa, voit ladata käyttöösi ilmaisen apuohjelman joka näyttää ohjelmalle tulostimelta, mutta ohjaakin tulosteen paperin sijaan PDF-tiedostoon.
  3. Kirjaudu onnistuu.fi -palveluun.
  4. Valitse yläpalkista Kutsu ja sitten Lisää kutsu.
  5. Valitse äsken laatimasi tiedosto Dokumentti-kohtaan ja anna Dokumentin nimi -kohtaan myöhemmin onnistuu.fi -dokumenttiarkistosta helposti löytämäsi nimi.
  6. Valitse Allekirjoitan dokumentin itse -ruutu
  7. Valitse Lisää dokumentti ja kutsut koriin ja etene allekirjoittamaan pankkitunnuksilla.

Voilá! Käytössäsi on allekirjoitusmerkinnöillä varustettu valtakirja, jonka voit lähettää vastaanottajalle.

Jos taas tarvitset toiselta henkilöltä valtakirjan, voit laatia valtakirjan valmiiksi, mutta 5-kohdan jälkeen etenetkin seuraavasti:

  1. Valitse Lisää allekirjoittaja
  2. Anna halutun allekirjoittajan sähköpostiosoite ja kirjoita kutsusähköpostin saate
  3. Lisää dokumentti ja kutsut koriin
  4. Allekirjoittaja saa sähköpostiinsa kutsun, jonka tiedoilla hän pääsee allekirjoittamaan pankkitunnuksilla
  5. Kun allekirjoitus on saatu, saat valtakirjan sähköpostiisi. Se löytyy myös palvelun Dokumenttiarkisto-välilehdeltä.

Siinä kaikki!

Jos valmiin valtakirjan vastaanottaja ei vielä tunne sähköistä allekirjoitusta, voit liittää mukaan sähköisen allekirjoituksen tarkastusohjeen. Uusin versio löytyy aina onnistuu.fi verkkosivuilta.

 

Tee sopimus

Sopimuksen juridisesti sitova allekirjoittaminen on todella fiksua esimerkiksi verkon keskustelupalstalla sovittujen kauppojen vahvistamiseksi, tai kun kaupat tehdään puhelimessa tai sähköpostin välityksellä. Silloin allekirjoittajat on vahvasti tunnistettu ja sovitun sisältöä ei päästä kiistämään. Sopimus on sähköisen allekirjoituksen kannalta aivan samanlainen kuin mikä tahansa muu allekirjoitettava asiakirja.

Siispä käytännössä:

  1. Laadi sopimus valmiiksi PDF-tiedostoksi.
  2. Kirjaudu palveluun
  3. Valitse Kutsu-toiminto
  4. Jos allekirjoitat itse, laita rasti ruutuun Allekirjoitan dokumentin itse
  5. Lisää yksi tai useita allekirjoittajia Lisää allekirjoittaja-toiminnon kautta
  6. Lähetä kutsut (ja allekirjoita tarvittaessa itse)

Ei postinkulun viiveitä, ei paperipinkkoja pöydän nurkalla, ei epävarmuutta siitä kuka on tähän mennessä allekirjoittanut! Käymällä Dokumenttiarkistossa näet saman tien ketkä ovat jo allekirjoittaneet ja kuka kaipaa vielä hätistystä.

Oma kappale valmiista sopimuksesta tulee kaikille allekirjoittajille ja kutsujalle heti kun kaikki ovat allekirjoittaneet.

 

Laadi pöytäkirja

Pöytäkirjan allekirjoitus sujuu täsmälleen samoilla askelmerkeillä kuin sopimuksen. Usein on tarpeen pyytää allekirjoitukset järjestyksessä, jotta esimerkiksi pöytäkirjan tarkastajat allekirjoittavat ensimmäisenä. Tämä onnistuu tietenkin – valitse Kutsu-vaiheessa rasti Vaadi allekirjoitukset järjestyksessä, ja vedä hiirellä allekirjoittajat oikeaan järjestykseen (ensimmäinen allekirjoittaja ylimpänä).

 

Mahdollisuudet tarpeidesi mukaan

Allekirjoituspalvelusta löytyy paljon mahdollisuuksia ohjata allekirjoitusprosessia tarpeidesi mukaan. Esimerkiksi sopimukseen voi pyytää allekirjoittajalta hänen edustamansa yrityksen tai yhteisön nimen ja edustus- tai toimivaltaoikeuden. Dokumenttien lähetys sähköpostilla on estettävissä yhdellä valinnalla, jos tietoturva ei niiden lähettämistä salli – silloin valmis asiakirja löytyy Dokumenttiarkistosta kaikille osapuolille.

Jos tarpeet kasvavat, ja haluat ottaa palvelun hyödyttämään myös yrityksesi tai yhteisösi arkea, se onnistuu käden käänteessä. Jos olet nimenkirjoitusoikeutettu, voit lisätä palveluun kirjautumisen jälkeen yrityksesi tiedot oikean ylälaidan pudotusvalikosta – Lisää organisaatio… -valinnalla. Muutoin voit ohjata yrityksen edustajan suoraan rekisteröitymissivulle, jossa omien tietojen jälkeen valitaan rasti Haluan rekisteröidä palveluun myös yrityksen/yhteisön.

Myös monimutkaisiin prosesseihin, verkkolomakkeisiin, sähköisen allekirjoituksen tietojärjestelmäyhteyksiin ja muihin asiantuntijuutta vaativiin tarpeisiin löytyy ratkaisut vuodesta 2010 kertyneen kokemuksen varmuudella. Ota yhteyttä myös näissä tarpeissa!

 

Nauti vaivattomuudesta!

Sähköinen allekirjoitus vapauttaa sinut peltisen postilaatikkosi päivystämisestä, kuljettaa tärkeät asiakirjat perille juuri silloin kun niitä tarvitaan ja pitää asiakirjat helposti käsiteltävässä muodossa tietokoneesi hakutoiminnon piirissä.

Kun olet itse kokenut vaivattomuuden, autathan meitä vinkkaamalla sellaisista tahoista, joiden paperilomakkeista ja postittelusta haluaisit eroon. Kerrothan palvelusta myös tuttavillesi. Yhdessä saamme suomalaisten arkea helpotetuksi!

 

Kirjoittaja-Harri toteuttaa ihmiskoetta – paperiset lomakkeet ja mapit on päästetty eläkkeelle ja allekirjoitukset hoidetaan aina sähköllä. Hyvin sujuu!