Arkisto

2010asiakaspalvelu

2010asiakaspalvelu has written 21 posts for Onnistuu.fi blog

Käytännössä: uusi asiakkuus sähköisellä allekirjoituksella

Uusi asiakkuus on yritykselle kenties palkitsevin hetki liiketoiminnan kehittämisessä. Valitettavasti siihen saattaa tuhlaantua aivan tarpeettomasti resursseja, ja samalla asiakkaan ensivaikutelma yrityksestä heikkenee.

Mitä asiakkuuden perustamiseen tarvitaan?

Uusi asiakkuus syntyy, kun asiakas haluaa ensimmäisen yrityksen palvelun käyttöön. Siihen tarvitaan ainakin:

  • asiakkaan tunnistaminen (kenen kanssa tässä oikein touhutaan)
  • asiakkuussopimuksen allekirjoittaminen (asiakas hyväksyy velvoitteet ja saa oikeudet)
  • sopimuksen asiakaskappaleen toimittaminen asiakkaalle (hyvä asiakkuustapa, KKV:n velvoitteet)

Kättä päälle -kulttuurissa asia oli yksinkertainen, kun kohdattiin kasvokkain ja huolellisesti konekirjoitettu sopimuspaperi sai allekirjoitukset kuulakynällä. Harvalla yrityksellä on enää varaa ajeluttaa ihmisiä pelkän rupatteluhetken perässä, ja yhtä harvoin innostaa ajatus postin kulun odottelemisesta ja asiakkaan vaivaamisesta postilaatikolle palautuskuorta kiikuttamaan.

Ratkaisuksi löytyy helposti pankeilta ja operaattoreilta saatavien tunnistamisvälineiden käyttöönotto ja oman sähköisen asiointipalvelun perustaminen. Ratkaisumalli on erinomainen! Siihen pitää varata viikkokausia työaikaa, solmia tusinan verran sopimuksia eri toimijoiden kanssa, määritellä ja koodata tietoturvakriittinen verkkopalvelu ja muutenkin omistaa paksu lompakko, pitkä kalenteri ja erittäin hyvät hermot.

Sähköinen asiakkuuden avaaminen palveluna?

Kaikkea uuteen asiakkuuteen liittyvää ei voi eikä kannata ulkoistaa. Tuo edellä kuvattu asiakasarvoa tuottamaton tekniikka on kuitenkin paras mahdollinen ulkoistuskohde. Verkosta palveluna tarjottava sähköinen allekirjoituspalvelu sisältää kaikkien pankkien tunnisteet ja operaattorien mobiilivarmenteet, se tunnistaa asiakkaan, ottaa asiakkaalta juridisesti sitovan allekirjoituksen ja toimittaa sopimuskappaleet sinulle ja asiakkaalle – noin euron kappalehintaan. Käyttöönottokustannuksia allekirjoituspalvelusta ei tule lainkaan, ja palvelu on heti käytössäsi.

Voit itse laatia asiakassopimuksen ja lähettää tietoturvallisen allekirjoituskutsun asiakkaalle (myös usealle allekirjoittajalle), tai ottaa pienellä lisämaksulla käyttöön parissa päivässä valmistuvan sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen. Kokonaiskustannus on vähemmän kuin yhden sopimuskierroksella vietetyn iltapäivän kustannus. Kummallakin tavalla saat saman tien allekirjoitetun sopimuskappaleen, ja voit jatkaa varsinaisen asiakkuuden arvon parissa. Säästät pelkästään asiakirjakustannuksissa roimasti, työaikaa säästyy tarpeellisempaan, asiakas saa palvelunsa nopeammin ja vieläpä mieluisammalla asiointitavalla.

Asiakkuuden sähköinen avaaminen on laajalti käytössä mm. rahastopalveluissa, leasingissa, korttipalveluissa, vakuutuspalveluissa, koulutuksessa, teollisuudessa, asumisessa, tietoliikenteessä…

Kasvupolku aina käytössä

Jos tarvitset asiakkuussopimusten lisäpalveluksi esimerkiksi maksutapahtumaa, voidaan yhdistää allekirjoitusprosessi ja maksuprosessi. Esimerkiksi asumisen takuumaksu tai tilauspohjaisen palvelun ensimmäinen maksuerä hoituu samalla kun asiakas allekirjoittaa sopimuksen. Voit myös hyödyntää sähköisesti allekirjoitettavia valtakirjoja ja pöytäkirjoja, tai liittää allekirjoituspalvelun esimerkiksi CRM-järjestelmääsi tai dokumentinhallintajärjestelmääsi ohjelmointirajapinnan kautta.

Miten käytännössä?

Rekisteröi organisaatiosi allekirjoituspalveluun heti ja aloita saman tien allekirjoituskutsujen lähettäminen – ilman perustamiskustannuksia. Saat heti rekisteröitymisen yhteydessä hallintaoikeudet palveluun, sähköpostiisi ohjeet oman yrityslogosi ja tunnusvärisi lisäämisestä sekä mahdollisuuden lisätä käyttäjiä, kansioita ja käyttöoikeuksia tarpeesi mukaan. Asiakaspalvelu on tukenasi käyttöönotossa ja käytössä, ja tukee myös allekirjoituskutsun saaneita jos heillä herää kysymyksiä.

Voit myös kertoa tarpeistasi, saat saman tien ratkaisuehdotuksen satojen tuhansien allekirjoittajien kokemuksella. Esimerkiksi sähköisesti allekirjoitettava verkkolomake syntyy jopa yhdessä päivässä pikkurahalla.

Mainokset

50 miljoonaa syytä tuupata kansanedustajaasi

onnistuu.fi on sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka kautta tehdyt sähköiset allekirjoitukset tehostavat ja sujuvoittavat yritysten prosesseja ja arjen asiointia. Lisäksi sähköinen allekirjoitus tuo julkiselle sektorille huiman tuottavuusloikan ja vapauttaa paperimylläkästä asioinnissa.

Pieni mutta asiassa kuitenkin vielä löytyy – ja sinun apuasi tarvitaan.

Suomessa on oltu jo kauan sitten lainsäädännöllisesti viisaita. Vuonna 2003 säädettiin Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Oli todella edistyksellistä velvoittaa viranomaiset vastaanottamaan myös sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat. Otetaan pari keskeistä lainausta:

Viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Tällöin on lisäksi kaikille tarjottava mahdollisuus lähettää sähköisesti viranomaiselle sille toimitettavaksi säädettyjä tai määrättyjä ilmoituksia, sen pyytämiä selvityksiä tai muita vastaavia asiakirjoja taikka muita viestejä.

Hienoa! Kaikilla viranomaisilla on nykyään valmiudet ja välineet sähköiseen asiointiin. Siispä:

Vireillepanossa ja asian muussa käsittelyssä vaatimuksen kirjallisesta muodosta täyttää myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja. Jos asian vireillepanossa tai muussa käsittelyssä edellytetään allekirjoitettua asiakirjaa, allekirjoitusvaatimuksen täyttää myös vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetun lain 5 §:n 2 momentissa tarkoitettu sähköinen allekirjoitus.

Ja jälleen erinomaista – suoraan sanotaan, että ei pidä vaatia paperia, vaan sähköinen käy. Samoin on selvää, että edes allekirjoitusta varten ei mustekynää saa käskeä kaivamaan esiin. Pienenä ikävänä yksityiskohtana on kuitenkin se, että tuolla toisen lain pykälässä puhutaan käytännössä kansalaisen sähköisellä henkilökortilla tehtävistä allekirjoituksista – eikä niitä koskaan saatu laajaan käyttöön. Onneksi kyseinen laki on kirjoitettu fiksusti:

Jos oikeustoimeen vaaditaan lain mukaan allekirjoitus, vaatimuksen täyttää ainakin sellainen kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka perustuu laatuvarmenteeseen ja on luotu turvallisella allekirjoituksen luomisvälineellä. Sähköiseltä allekirjoitukselta ei tule kuitenkaan evätä oikeusvaikutuksia yksinomaan sen vuoksi, että se on tehty muulla kuin edellä mainitulla tavalla.

Eli – viranomaisen pitää hyväksyä myös pankkitunnuksilla ja mobiilivarmenteella tehty allekirjoitus, kunhan se on muutoin kunnolla tehty. Upeaa! Nyt meillä on ketju kasassa, niin että juuri sinä ja yrityksesti voitte asioida viranomaisten kanssa kaikissa tapauksissa sähköisesti allekirjoitetuin asiakirjoin, ja pääsette vihdoin piinaavista paperipinoista ja epämääräisen mittaisista postituksen viipeistä eroon. Kustannuksista ja tuottamattomasta työstä myös.

Ikävä tosiasia kuitenkin on, että monilla viranomaisilla on vuosien varrella laadittuja virastotasoisia ohjeita, jäykistettyjä prosesseja ja aivan puhdasta pelkoa muutosta kohtaan. Siksi esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallitus hylkii sähköisesti allekirjoitettuja yritysten asiakirjoja. Jokaisessa valtion virastossa, jokaisessa kunnassa ja pahimmillaan jokaisessa asiointitapahtumassa joudutaan ihmettelemään paperittoman asioinnin käytäntöjä, mahdollisesti voimaan jääneitä vanhentuneita virastosäädöksiä ja muita esteitä. Paha kyllä, kulttuurisesti tarvittaisiin selvä ja pakottava normi ”ylhäältä”, eikä sellaista vielä ole.

Muutokseen vaaditaan käytännössä kaksi pientä lakimuutosta. Sähköistä allekirjoitusta koskien muutetaan lakia niin, että allekirjoitusoperaattorien kautta tehdyille (eli laadukkaille) allekirjoituksille annetaan kaikissa tilanteissa ristiriidaton allekirjoituksen arvo. Ja sähköistä viranomaisasiointia koskien todetaan kertakaikkisesti, että sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat on poikkeuksetta vastaanotettava ja käsiteltävä. Näillä muutoksilla Suomen julkisen sektorin paperiprosesseihin hukkaantuva kitka, tehottomuus ja kankea asiakaspalvelu saadaan kertaloikalla kansainväliseen kärkeen, ensi kevääseen mennessä.

Tietenkin – yritysten välillä, yrityksen ja kuluttaja-asiakkaan välillä, yksityishenkilöiden kesken ja yhdistyksissä kaikki sujuu vaivattomasti ja tehokkaasti sähköisin allekirjoituksin. Moni viranomainen osaa jo käsitellä sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat. Voit siis huoletta ottaa sähköisen allekirjoituksen käyttöön, sillä vain viimeinen dinosaurus, suomalainen julkinen sektori tarvitsee riuhtoa tälle vuosituhannelle.

Nykyinen hallitus haluaa – täysin oikein! – digitalisoida julkiset palvelut ja koko yhteiskunnan. Tässä on 50 miljoonaa syytä (arvioitu yksityisen sektorin sähköisten allekirjoitusten määrä vuosittain, kun esteet poistettu) tarttua toimeen heti.

Haluatko paperin pyörittelyn riipasta eroon? Lähetä tämä kirjoitus omalle kansanedustajallesi!

 

Aitoa sähköistä allekirjoitusta vai placeboa?

Sähköinen allekirjoitus on tuonut tehoa, parantunutta asiakaskokemusta ja kustannussäästöä niin monessa organisaatiossa, että kiinnostus on herännyt hyvin laajalti. Lieveilmiönä on ilmestynyt markkinoille juridisesti sitovan allekirjoituksen sijaan helppoheikkimäisiä ”sähköisiä allekirjoituksia”.

Mitä juridisesti sitova allekirjoitus edellyttää?

Suomeen kaavailtu sähköinen henkilökortti ei koskaan lyönyt läpi markkinoilla. Siksi Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista sisältää paljon viittauksia välineisiin, joita käyttäjille ei ole saatavilla. Keskeiset periaatteet ja sähköisen allekirjoituksen normiperusta laista kuitenkin löytyy:

  • Laissa edellytetään vahvaa käyttäjän tunnistamista, jotta voidaan tehdä sähköinen allekirjoitus. Kuluttajilla ja yritysten edustajilla on käytännössä mahdollisuus käyttää pankkien verkkopalvelutunnuksia ja teleoperaattorien mobiilivarmennetta. Muilla välineillä ei siis voi tehdä sähköistä allekirjoitusta. Kertatunnistus palveluun ei myöskään ole riittävä taso, sillä sähköisen allekirjoituksen tulee olla ainutkertainen, ks. alla.
  • Sähköisen allekirjoituksen luomistietojen on oltava ainutkertaisia, ne eivät saa olla pääteltävissä muista tiedoista tai olla väärennettävissä. Esimerkiksi tallennettu kuva käsin tehdystä allekirjoituksesta ei täytä mitään näistä ehdoista.
  • Sähköisen allekirjoituksen kohde – eli allekirjoitettu sisältö ja tiedot allekirjoittajista sekä allekirjoitushetkistä – ovat kiistämättömästi selvitettävissä. Oikea sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on kenen tahansa tarkastettavissa. Ilman tarkastusmahdollisuutta asiakirja on juridisesti yhtä vahva kuin vaikkapa konekirjoitusarkki.
  • Allekirjoituspalvelun tarjoajan on täytettävä huomattavan vaativat turvallisuus- ja luotettavuusvaatimukset. Sähköinen allekirjoitus on luotettava vain tietoturvallisessa palvelussa toteutettuna.

Varmista oikea allekirjoituspalvelu käyttöösi

Tarkasta ennen palvelun valintaa, että:

  • jokaista allekirjoitusta varten vaaditaan allekirjoittajalta / allekirjoittajilta vahvan tunnistusmenetelmän käyttöä eli pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen käyttöä
  • allekirjoitettu asiakirja on kenen tahansa tarkastettavissa; riippumattoman tahon on voitava varmistua ainakin asiakirjan muuttamattomuudesta, allekirjoittajista ja allekirjoitushetkistä
  • allekirjoituspalvelun tarjoaja osoittaa tietoturva- ja luotettavuustasonsa esimerkiksi ulkoisella auditoinnilla

Hyvä puoli laadukkaan palveluntarjoajan käytössä on se, että saat varmasti asiantuntevaa ja liiketoimintaasi tukevaa palvelua. Suomessa toimivat, asialliset allekirjoituspalvelun tarjoajat pystyvät palvelemaan suomeksi, tuntevat sähköisen allekirjoituksen parhaat käytännöt ja toimittavat sovitun mukaista palvelua ilman piiloriskejä. Parhaat pystyvät toimittamaan allekirjoituspalvelun välittömästi käyttöösi ilman aloitusmaksuja, tarjoavat sähköisesti allekirjoitettavia verkkolomakkeita jopa päivän toimitusajalla ja ovat liitettävissä ketterästi mihin tahansa tietojärjestelmääsi.

Tietenkin on tärkeää, että palveluntarjoaja täyttää tilaajavastuuvelvoitteet, ja monasti myös sitoutuminen kansallisten palvelujen kehittämiseen ja digitalisaatioon on eduksi.

Ota kunnollinen sähköinen allekirjoitus käyttöösi – asiakkaasi, henkilöstösi ja tuloslaskelmasi kiittävät!

Käytännössä: allekirjoitettava verkkolomake päivässä

Kaksi käyttötapausta kattaa suurimman osan sähköisen allekirjoituksen tarpeesta. Aiemmin blogissa on käsitelty tilannetta, jossa yhdelle tai useammalle henkilölle lähtetään allekirjoituskutsu sähköpostiin ja matkapuhelimeen. Usein kuitenkin asioija on valmiiksi tietokoneen äärellä, ja kaikkein luontevin tapa olisi allekirjoittaa tiedot heti kun ne on asiakas on antanut ne verkkopalveluun. Oikotien sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen käyttöönottoon tarjoaa verkkolomake.fi -palvelu.

Paljonko maksaa, kauanko kestää?

Monessa verkkopalvelussa kerätään asioijalta tietoja verkkolomakkeilla, ja painamalla ”Lähetä” tiedot singahtavat prosessissa eteenpäin. Ikävä haaste asiassa on se, että tuntemattoman asioijan kirjoittamiin tietoihin on riskialtista luottaa, eikä useinkaan voida katsoa esimerkiksi sopimuksen tai valtakirjan syntyneen pelkän verkkolomakkeen perusteella. Siksi lähetellään paperia allekirjoitettavaksi tai soitetaan asiakkaalle ja koitetaan aiemman asioinnin perusteella arvailla olisiko kyseessä oikea henkilö. Tämä kaikki on hidasta, asiakasta työläännyttävää ja kovin kallista.

Sähköisesti allekirjoitettava lomake syntyy tavallisesti muutamassa päivässä tilauksesta. Kiiretapauksissa tavanomainen lomake on valmis saman työpäivän aikana. Lähtöaineistoksi tarvitaan lomakkeen sisältö esimerkiksi paperilla, PDF- tai Word-tiedostona tai verkkolomakkeena.

Sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen toteutus ja Verkkolomake-palvelun käyttöönotto maksaa 299 euroa (ALV 0), ja tapahtuu täysin palveluna. Saat käyttöösi upotuskoodin, jolla voit sijoittaa lomakkeen mille tahansa verkkosivustollesi. Jatkossa lomake maksaa 9,90 euroa kuussa ja 1,02 euroa / allekirjoitus. Suhteessa lähes mihin tahansa tapaan hankkia allekirjoitus asiakkaalta säästät valtavasti. Samalla kertaa tilattavat lisälomakkeet saat vielä edullisemmin.

Valmiit, allekirjoitetut lomakkeet toimitetaan PDF-tiedostoina sovittavaan sähköiseen osoitteeseen, ja lomakkeen tiedot ovat ladattavissa myös rakenteisessa muodossa jatkokäsittelyä varten. Sovittaessa voidaan lomake sijoittaa 9,90 euron lisähintaan myös onnistuu.fi -palveluympäristöön.

Asiakaskokemus

Miltä sähköinen allekirjoittaminen käytännössä tuntuu? Kokeile itse verkkolomake.fi -palvelussa. Vertaa kokemusta paperipostin odotteluun tai puhelimessa udeltuihin ”paljonko suunnilleen oli edellinen puhelinlaskusi” -tilanteisiin!

…integraatiot ja muut komplikaatiot…

On olemassa tilanteita, joissa halutaan liittää verkkolomake olemassa olevaan tietojärjestelmään, tai tehdä lomakkeen sisälle sellaista toiminnallisuutta joka vaatii ohjelmointia. Sama sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus on helposti käytettävissä ohjelmointirajapinnan kautta.

Ohjelmointirajapinnan kautta käytettäessä sama, juridisesti sitova sähköinen allekirjoitus on käytettävissäsi vapaasti itse suunnittelemassasi käyttöliittymässä. Voit esimerkiksi toteuttaa lomakkeita, joissa noudetaan asiakastietoja taustajärjestelmästä lomakkeelle, tai kutsutaan muita allekirjoittajia allekirjoittamaan verkossa asioijan laatima asiakirja. Jos käytettävissäsi ei ole osaavaa teknistä toteuttajaa, onnistuu.fi –kumppanuusverkostosta löytyy varmasti hyvä kumppani.

Ota verkkolomake heti käyttöön

Tarvitset omaa työtäsi puoli päivää ja muutaman satasen rahaa. Löydätkö tehokkaampaa prosessiesi digitalisaatio -tapaa?

Ota yhteyttä, lähetä lomakepohjasi ja nauti sähköisesti allekirjoitettavan lomakkeen hyödyistä jo tällä viikolla!

Käytännössä: sähköinen allekirjoitus henkilökohtaisessa käytössä

Sadoille tuhansille suomalaisille on tullut tutuksi sähköinen allekirjoitus yritysten palveluihin liittyen. Entäpä jos tarvitset sitä omassa käytössäsi?

Sähköisellä allekirjoituksella on Suomessa sama lainvoima kuin paperille raapustellulla. Siksi tuntuu takaperoiselta, että yritysten kanssa asioidessasi voit käyttää pankkitunnuksia tai onnistuu_veloituksetonmobiilivarmennetta, mutta henkilökohtaisissa asiakirjoissasi pitää vielä turvautua kirjekuoriin ja tulostimiin. Tästä kirjoituksesta löytyvät käytännön askelmerkit helpompaan elämään myös omien sopimustesi, valtakirjojesi ja pöytäkirjojesi suhteen. Vaikka teksti on pitkä, huomaat kokeillessasi kuinka nopea ja vaivaton tapa asiointiin tämä käytännössä on.

Ota allekirjoituspalvelu käyttöön

Allekirjoituspalvelun käyttöönottoa varten tarvitset henkilökohtaiset pankkitunnukset mistä tahansa suomalaisesta pankista, tai mobiilivarmenteen teleoperaattoriltasi. Aikaa käyttöönottoon on syytä varata noin 10 minuuttia. Lisäksi tarvitset henkilökohtaisessa käytössäsi olevan sähköpostiosoitteen.

onnistuu_rekisterointi

Avaa tästä rekisteröintilomake uuteen selainikkunaan.

Rekisteröintilomakkeella annat sähköpostisi ja puhelinnumerosi. Sähköpostiosoitteeseen tulee rekisteröitymisen jälkeen vahvistusviesti, ja kun lähetät allekirjoituskutsuja, se näkyy lähettäjän osoitteena. Käytä siis aktiivisesti seuraamaasi osoitetta.

Henkilötunnus vaaditaan, sillä jokainen onnistuu.fi -palvelun käyttäjä tunnistetaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Näin varmistutaan, että järjestelmän kautta allekirjoitettavaksi lähetetyt asiakirjat voidaan aina liittää oikeaan henkilöön.

Ensimmäisen käyttökerran jälkeen kirjaudut palveluun sähköpostiosoitteellasi ja salasanalla. Valitse siis riittävän pitkä ja monimuotoinen salasana tietojesi turvaamiseksi.

Valitse paketti -pudotusvalikosta voit hankkia heti käyttöösi allekirjoituskutsuja, tai jättää hankkimisen myöhemmäksi. Rekisteröityminen on veloituksetonta eikä kuukausimaksuja ole – maksat ainoastaan jos haluat itse lähettää allekirjoituskutsuja. Voit hankkia kutsuja milloin tahansa myöhemminkin kirjautumalla palveluun ja maksamalla kutsut pankkimaksunapilla.

Lopuksi valitse käyttöehtojen hyväksyntä -ruutu ja paina Rekisteröidy.

Valitse tunnistautumisjärjestelmä, eli joko verkkopankkitunnistautuminen tai mobiilivarmenne valikoista ja jatka oman valitsemalla pankkisi logo. Tunnistautumisen jälkeen voit maksaa allekirjoituskutsut, jos valitsit paketin aiemmassa vaiheessa.

Saat sähköpostiisi vahvistusviestin, jonka ohjeita seuraamalla saat rekisteröitymisen valmiiksi. Tervetuloa sähköisen allekirjoituksen maailmaan!

 

Laadi valtakirja

Valtakirjaa voit tarvita toiselta henkilöltä omaan käyttöösi, tai voit haluta antaa toiselle valtakirjan asioidesi hoitamista varten.

Tehdään ensin valtakirja toisen henkilön käyttöön. Askelmerkit ovat yksinkertaiset:

  1. Laadi valtakirjan teksti tekstinkäsittelyohjelmalla tai muulla sopivalla välineellä.
  2. Tallenna valtakirja PDF-muotoon omalle levyllesi. Useimmissa ohjelmissa on tähän valmis valinta (esim. pudotusvalikossa tallennusvaiheessa). Jos käyttämässäsi ohjelmassa ei ole mahdollista käyttää PDF-muotoa, voit ladata käyttöösi ilmaisen apuohjelman joka näyttää ohjelmalle tulostimelta, mutta ohjaakin tulosteen paperin sijaan PDF-tiedostoon.
  3. Kirjaudu onnistuu.fi -palveluun.
  4. Valitse yläpalkista Kutsu ja sitten Lisää kutsu.
  5. Valitse äsken laatimasi tiedosto Dokumentti-kohtaan ja anna Dokumentin nimi -kohtaan myöhemmin onnistuu.fi -dokumenttiarkistosta helposti löytämäsi nimi.
  6. Valitse Allekirjoitan dokumentin itse -ruutu
  7. Valitse Lisää dokumentti ja kutsut koriin ja etene allekirjoittamaan pankkitunnuksilla.

Voilá! Käytössäsi on allekirjoitusmerkinnöillä varustettu valtakirja, jonka voit lähettää vastaanottajalle.

Jos taas tarvitset toiselta henkilöltä valtakirjan, voit laatia valtakirjan valmiiksi, mutta 5-kohdan jälkeen etenetkin seuraavasti:

  1. Valitse Lisää allekirjoittaja
  2. Anna halutun allekirjoittajan sähköpostiosoite ja kirjoita kutsusähköpostin saate
  3. Lisää dokumentti ja kutsut koriin
  4. Allekirjoittaja saa sähköpostiinsa kutsun, jonka tiedoilla hän pääsee allekirjoittamaan pankkitunnuksilla
  5. Kun allekirjoitus on saatu, saat valtakirjan sähköpostiisi. Se löytyy myös palvelun Dokumenttiarkisto-välilehdeltä.

Siinä kaikki!

Jos valmiin valtakirjan vastaanottaja ei vielä tunne sähköistä allekirjoitusta, voit liittää mukaan sähköisen allekirjoituksen tarkastusohjeen. Uusin versio löytyy aina onnistuu.fi verkkosivuilta.

 

Tee sopimus

Sopimuksen juridisesti sitova allekirjoittaminen on todella fiksua esimerkiksi verkon keskustelupalstalla sovittujen kauppojen vahvistamiseksi, tai kun kaupat tehdään puhelimessa tai sähköpostin välityksellä. Silloin allekirjoittajat on vahvasti tunnistettu ja sovitun sisältöä ei päästä kiistämään. Sopimus on sähköisen allekirjoituksen kannalta aivan samanlainen kuin mikä tahansa muu allekirjoitettava asiakirja.

Siispä käytännössä:

  1. Laadi sopimus valmiiksi PDF-tiedostoksi.
  2. Kirjaudu palveluun
  3. Valitse Kutsu-toiminto
  4. Jos allekirjoitat itse, laita rasti ruutuun Allekirjoitan dokumentin itse
  5. Lisää yksi tai useita allekirjoittajia Lisää allekirjoittaja-toiminnon kautta
  6. Lähetä kutsut (ja allekirjoita tarvittaessa itse)

Ei postinkulun viiveitä, ei paperipinkkoja pöydän nurkalla, ei epävarmuutta siitä kuka on tähän mennessä allekirjoittanut! Käymällä Dokumenttiarkistossa näet saman tien ketkä ovat jo allekirjoittaneet ja kuka kaipaa vielä hätistystä.

Oma kappale valmiista sopimuksesta tulee kaikille allekirjoittajille ja kutsujalle heti kun kaikki ovat allekirjoittaneet.

 

Laadi pöytäkirja

Pöytäkirjan allekirjoitus sujuu täsmälleen samoilla askelmerkeillä kuin sopimuksen. Usein on tarpeen pyytää allekirjoitukset järjestyksessä, jotta esimerkiksi pöytäkirjan tarkastajat allekirjoittavat ensimmäisenä. Tämä onnistuu tietenkin – valitse Kutsu-vaiheessa rasti Vaadi allekirjoitukset järjestyksessä, ja vedä hiirellä allekirjoittajat oikeaan järjestykseen (ensimmäinen allekirjoittaja ylimpänä).

 

Mahdollisuudet tarpeidesi mukaan

Allekirjoituspalvelusta löytyy paljon mahdollisuuksia ohjata allekirjoitusprosessia tarpeidesi mukaan. Esimerkiksi sopimukseen voi pyytää allekirjoittajalta hänen edustamansa yrityksen tai yhteisön nimen ja edustus- tai toimivaltaoikeuden. Dokumenttien lähetys sähköpostilla on estettävissä yhdellä valinnalla, jos tietoturva ei niiden lähettämistä salli – silloin valmis asiakirja löytyy Dokumenttiarkistosta kaikille osapuolille.

Jos tarpeet kasvavat, ja haluat ottaa palvelun hyödyttämään myös yrityksesi tai yhteisösi arkea, se onnistuu käden käänteessä. Jos olet nimenkirjoitusoikeutettu, voit lisätä palveluun kirjautumisen jälkeen yrityksesi tiedot oikean ylälaidan pudotusvalikosta – Lisää organisaatio… -valinnalla. Muutoin voit ohjata yrityksen edustajan suoraan rekisteröitymissivulle, jossa omien tietojen jälkeen valitaan rasti Haluan rekisteröidä palveluun myös yrityksen/yhteisön.

Myös monimutkaisiin prosesseihin, verkkolomakkeisiin, sähköisen allekirjoituksen tietojärjestelmäyhteyksiin ja muihin asiantuntijuutta vaativiin tarpeisiin löytyy ratkaisut vuodesta 2010 kertyneen kokemuksen varmuudella. Ota yhteyttä myös näissä tarpeissa!

 

Nauti vaivattomuudesta!

Sähköinen allekirjoitus vapauttaa sinut peltisen postilaatikkosi päivystämisestä, kuljettaa tärkeät asiakirjat perille juuri silloin kun niitä tarvitaan ja pitää asiakirjat helposti käsiteltävässä muodossa tietokoneesi hakutoiminnon piirissä.

Kun olet itse kokenut vaivattomuuden, autathan meitä vinkkaamalla sellaisista tahoista, joiden paperilomakkeista ja postittelusta haluaisit eroon. Kerrothan palvelusta myös tuttavillesi. Yhdessä saamme suomalaisten arkea helpotetuksi!

 

Kirjoittaja-Harri toteuttaa ihmiskoetta – paperiset lomakkeet ja mapit on päästetty eläkkeelle ja allekirjoitukset hoidetaan aina sähköllä. Hyvin sujuu!

 

Kevyesti kestävään kehitykseen

Kestävän kehityksen teeman alla on melkoinen kirjo enemmän ja vähemmän vaikuttavia toimenpiteitä. Me onnistuu.fi:ssä pystymme tarjoamaan aivan jokaiselle organisaatiolle sopivan tavan vähentää ympäristökuormaa – sähköisen allekirjoituksen.

Valitettava tosiasia on, että vielä nykyään moni asiakirja käväisee paperilla vain sen takia, että se on välttämätöntä allekirjoittaa. On pöytäkirjoja, valtakirjoja ja sopimuksia, joissa riskienhallinnan tai säädösten vuoksi on oltava juridisesti sitova allekirjoitus. Dokumentin elinkaaren aikana sitä tarvitaan paperilla vain sen ohikiitävän hetken, kun muste kohtaa paperin. Asiakirja valmistellaan sähköisesti ja se luetaan loppuelinkaartaan varten sähköiseen muotoon heti kun mahdollista.sateenkaari

Ympäristökuormituksen väheneminen sähköiseen allekirjoitukseen siirtyessä on tunnetusti roima. Lavallinen tulostamatta jäänyttä paperia vähentää lähes puolitoista tonnia CO2-päästöjä, ja läheteltävän asiakirjan kokonaisrasitus huomioiden reilu 150 tonnia luonnonvaroja säästyy. Harvemmin kuulee nostettavan keskusteluun yhtä lailla tärkeää vaikutusta työelämän laatuun. Harvempi meistä nauttii kopiokoneen äärellä seisoskelusta ja paperipinkkojen veivaamisesta eestaas.

Sähköinen allekirjoitus yleistyi ensin suuremmissa organisaatioissa, joissa osattiin laskea prosessikustannuksia, ja suuret volyymit perustelivat käyttöönottokustannuksia. Enää ei moisia kynnyksiä ole. Voit ottaa sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöösi saman tien, ilman minkäänlaista perustamiskustannusta. Pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella tehty allekirjoitus on juridisesti sitova, ja allekirjoitettu asiakirja on helposti siirrettävissä edelleen sidosryhmillesi tai viranomaisten prosesseihin. Arkistointi on helppoa, kun tiedostokooltaan valtavat skannatut versiot jäävät pois, ja asiakirjat pysyvät hakutoiminnon löydettävässä muodossa.

Kysy asiakkailtasi ja sidosryhmiltäsi miten he haluavat hoitaa allekirjoitettavat asiat. Sähköllä vai hitaasti, kalliisti ja hankalasti? Tänäänkin moni organisaatio teki valinnan kestävän kehityksen tielle.

 

Kirjoittaja-Harri valmistautuu siirtämään työskentelyn mökkirantaan. Ainoa tarkastettava asia on aurinkorasvan päiväys; postilokeroista ei tarvitse enää huolehtia edes asiakassopimusten vuoksi. 

Q&A – Legally binding online signature in Finland

There has been a lot of interest in online signatures – the legally binding type –  by companies doing business in Finland or with Finnish parties. As there is no global or European legislation for online signatures yet, is really pays to know a few facts.

What prerequisites are there to ensure a document has been signed in a legally binding way – in Finland?

The Act on Strong Electronic Identification and Electronic Signatures (http://www.finlex.fi/fi/laki/kaannokset/2009/en20090617.pdf) defines legally binding signatures in Finnish jurisdiction. A strong authentication method must be used, specifically one regulated by  the Finnish Communications Regulatory Authority (www.ficora.fi). Only a such signature is deemed to ensure integrity , authenticity and non-repudiation – and therefore legal relevance – for the signed documents. There are very few exceptions to universal applicability, regardless of signing party type (person, company, other organization) or application (contract, power of attorney, meeting protocol etc). As the signing necessitates trust on a third party (online signature provider), all relevant service providers provide external audits on their services. For onnistuu.fi, the audit is provided by Nixu Corporation (www.nixu.com).

kartta_onnistuuNow, please note that no global online signature service meets the criteria. However useful they may be in international setting, they have no legally binding status in Finland. In fact, you should consider that not once has an online signature – which has been made according to the Act – been contested in Finnish courts. The same luxury of absolute legal relevance has not been afforded to other types of eSignatures.

Do Finnish authorities accept documents that have been signed online?

The Act on Electronic Services and Communication in the Public Sector requires all Finnish authorities to accept documents with online signatures. It specifically states that such documents meet legal requirements for written form and signature. Again, the prerequisite for acceptance is a signature which conforms to the Electronic Identification Act (STL in Finnish legal parlance).

When is an online signature not applicable in Finland?

In social and health services, when patient records or other confidential information such as medical prescriptions are transmitted electronically. Only Finnish state issued crypto cards can be used for signing in those cases. Also, a consumer down payment contract and a real property sale contract must be signed in writing. No other practical limitations are set by legislation.

How does the recipient of a document that has been signed online validate the document?

Any person can validate the authenticity of a document that has been signed via onnistuu.fi service by clicking at the link on every page (footer) of the signed document, at no cost. Also, registering to onnistuu.fi service is free of cost, and enables anyone to validate the integrity and non-repudiation of the document. For authorities and key infrastructure companies wishing to automate full validation, an API is available free. The API is also available for all onnistuu.fi corporate customers. Step by step instructions for browser based validation are available at request from asiakaspalvelu(at)onnistuu.fi (customer service email).

How should a received document be handled and archived?

A document that has been signed online is in practice a PDF file, which includes the original content and markings for signatures. It is considered to be an original copy of the document, which must be stored in electronic form as long as it may have any legal , regulatory or contractual effect on signees or third parties. It may be copied indefinitely, as long as the copies are technically identical. All copies hold identical legal power.

OK, I’m in the market for a proper online signature service – what now?

Please contact onnistuu.fi via email asiakaspalvelu(at)onnistuu.fi or give us a call +358 44 500 0020. There are various ways to make sure your risk management, conformance, process efficiency and customer experience build on solid ground when online signatures are used.

Please note that most of this blog and related services at onnistuu.fi are in Finnish, as the market is domestic due to regulation. Worry not – we will serve you in English.

 

Montako nollaa on sähköisen allekirjoituksen investoinnissa?

Vanha myyjän totuus kertoo, että asiakkaiden ihmetellessä alhaista hintaa on syytä ryhtyä ripeisiin hinnannostotoimiin. Digitalisoituminen romuttaa kuitenkin tämänkin hokeman perusteet.

Vanhassa maailmassa sähköisen asioinnin rakentaminen vaati tietotekniikkaprojektin. Tutuksi tulivat Gantt-kaaviot, investointibudjetit ja jalkautussuunnitelmat. Sanomattakin on selvää, että suuri osa pienemmistä yrityksistä ja yhteisöistä oli yksinkertaisesti liian vähävaraisia ryhtymään moiseen leikkiin. 2000-luvulle tultaessa verkosta käytettävät palvelut ovat yksi kerrallaan tarjonneet mahdollisuuden hyödyntää maailmanluokan palveluita pientä käyttömaksua vastaan. Taustalla on suuruuden ekonomia, jaettu kehitysinvestointi jota maksetaan pieninä puroina suuren joukon toimesta.

rahakippoSähköinen allekirjoitus on nykyään saatavilla palveluna. Käyttöönotto voi tapahtua esimerkiksi itsepalveluna, rekisteröitymällä verkossa, tai yhdellä puhelinsoitolla ja sähköisen palvelusopimuksen allekirjoituksella. Käyttöönoton käytännön toimet ovat helpot:

  • palvelun pääkäyttäjän ja käyttäjäorganisaatioiden tietojen täydentäminen
  • oman logon ja tunnusvärin lisääminen
  • kansioiden ja käyttöoikeuksien perustaminen
  • muiden käyttäjien lisääminen

Puolessa tunnissa tapahtuu loikkaus paperin ja hitauden maailmasta tämän päivän sähköiseen asiakaskohtaamiseen.

Tähän asti kaikki on selvää – mutta millainen käyttöönottolasku tulee perässä? Tuhansia euroja, vai selvitäänkö sentään satasilla?

Ainakin onnistuu.fi -palvelussa digitalisoitumisen hyödyt on siirretty täysimääräisesti asiakkaan hyödyksi. Palvelusta laskutetaan vain käyttöoikeuden ja allekirjoitusten määrän mukaan. Aika reilua – varsinkin jos ja kun palvelun voi liittää myös omiin tietojärjestelmiin ja verkkolomakkeisiin.

 

Kirjoittaja-Harri nautiskelee yhteiskunnan terveestä digitalisoitumisesta. Ei keneltään pois, meidän kaikkien hyväksi.

Käytännössä: taloyhtiön hallituksen kokous verkossa

(Kiitos Harri Hurulle @ostanasuntoja / Twitter aiheen herätteestä!)

Ihmisten liikuttelu paikasta toiseen pelkästään sitä varten että he voisivat jutella muodollisesti keskenään ja saada muutaman päätöksen aikaan on ajatuksena varsin passé. Itse asiassa, yhdessä paperin edestakaisin lähettelyn kanssa se on yksi niistä asioista, joita digitalisoituminen ansaitusti vähentää. En ole ainoa, joka haluaa vapauttaa kalenteristaan mahdollisimman suuren oman oman huvin ja hyödyn tarpeisiin.

Yksi toistuvista riesoista on erilaisten, usein pääosiltaan hallinnollisten kokousten sitoma aika ja energia. Asunto-osakeyhtiöt ja niiden hallitukset ovat tästä selkeä esimerkki. Äärimmäinen valtaosa työstä tehdään valmistelussa ja muutenkin kokouksen ulkopuolella, mutta kokoukset on pakko pitää niin lakisääteisistä syistä kuin toisinaan valtuutuksen saamiseksi toimenpiteille. Miten yhdistää välttämättömyys ja fiksuus?

Edelläkävijöinä kokousten digitalisoimisessa ovat olleet kansainväliset yritykset. Kun lentolippu maksaa satasia tai tonneja, ja matkustajan ajasta on ylikysyntä, on ollut pakko järjesteää videoneuvotteluyhteyksiä, verkkokokouksia ja muita tehostavia työkaluja. Suomessa, jossa Internet-yhteyksien laatu on kautta linjan todella hyvä, ja käytöstä ei makseta jokaisen siirretyn tavun mukaan, ovat vastaavat työkalut jo jokaisen saatavilla. Mikä parasta – kuluttajapalveluja tarjoavien Internet-jättien kilpailu on pudottanut niiden hinnat nollaan tai ainakin hyvin lähelle sitä.

Työkalut suoraan verkosta

Microsoftin ja Googlen kädenvääntö on tuottanut Skypen ja Hangoutsin. Molemmat ovat toimivia neuvottelu- ja verkkokokousohjelmistoja, joiden ilmaisilla versioilla pystyy pitämään muutaman henkilön kokouksen ongelmitta. Markkina on käymistilassa, eivätkä toiminnot ole vielä vakiintuneita. Samalla alueella on mm. Ciscon WebEx, jolla onnistuu kolmen henkilön kokous erinomaisesti, maksamalla suurempi. Tärkeintä on varmistaa, että käyttöön otettava työkalu on kaikkien halukkaiden ”etäosallistujien” käytettävissä. Nykyisin sovellukset toimivat hyvin monenlaisissa selainympäristöissä tai tukevat tukisovelluksen asentamista useimpiin käyttöjärjestelmiin. Ilman etukäteisvarmistusta ei kuitenkaan kannata yrittää kokouksen järjestämistä, tai luvassa on teknistä kaaosta.

Tässä kirjoituksessa keskitytään varsinaiseen kokouksen pitämiseen. On kuitenkin syytä muistaa, että muukin isännöitsijän viestintä toimii erinomaisesti sopivalla sähköisellä alustalla. Esimerkiksi Taloyhtio.Info -palvelu sisältää kaiken sähköiseen viestintään, taloyhtiön asiakirjahallintoon ja sähköiseen allekirjoittamiseen tarvittavat työkalut yhdessä verkkopalvelussa.

Kenen tehtävä?

Pienissä yhtiöissä, joissa osakkaat tai hallituksen jäsenet eivät kuitenkaan kaikki asu, on luontevaa sopia kokouksen koollekutsujan kanssa verkkokokouspalvelun järjestämisestä. Isommissa yhtiöissä järjestäjän rooli kuuluu selvästi isännöitsijälle. Kerran tehtävä investointi verkkokokousalustaan ja isännöitsijöiden kouluttaminen tuo niin paljon hyötyä asiakkaana oleville yhtiöille ja niiden asukkaille, ettei ole mitään mieltä takertua vanhaan.

On kuitenkin tunnettu tosiasia, että isännöintialalla osa osaamisesta päivittyy vasta kun seniori-isännöitsijä eläköityy. Siksi on erittäin tärkeää, että aktiiviset osakkaat ja hallituksen jäsenet vaativat palvelua, joko kilpailuttaessaan isännöitsijöitä tai tehdessään ”vuosihuoltoa” isännöintipalveluun. Onneksi erinomaisia esimerkkejä tuottavuustyökaluja käyttävistä ja niiden hyödyt asiakkaille siirtävistä isännöitsijöistä jo löytyy.

Miten verkkokokous järjestetään?

Verkkokokouksen järjestäminen onnistuu joko niin, että kaikki osallistuvat omilta tietokoneiltaan, tai sitten on yksi fyysinen kokouspaikka ja muut osallistuvat kukin yksitellen etänä.

Kun kukin osallistuja istuu omalla koneellaan, mieluusti vieläpä kuulokemikrofonia käyttäen, saadaan paras äänenlaatu vähimmin häiriöin kaikkien käyttöön. Käyttökelpoinen kuulokemikrofoni maksaa parista kympistä ylöspäin, ja toimii kotikoneen kanssa ongelmitta. Tällöin kokouksen järjestäjä kirjautuu omalta koneeltaan verkkokokouspalveluun, ja palvelusta riippuen joko perustaa kokouksen johon muut liittyvät tai kutsuu muut osallistujat kokousryhmään. Joka tapauksessa on ollut syytä varmistaa etukäteen ketkä ovat osallistumassa kokoukseen, ja että heillä on toimiva ohjelmisto käytössään.

Jos kokous pidetään myös paikalle saapuvia osallistujia varten kokoustilassa, toimii kokoustilan esityskone samalla verkkoneuvottelun järjestäjän koneena. Tällä tavoin varmistetaan, että kaikki paikalla ja etänä osallistuvat näkevät samat materiaalit. Jotta äänet välittyvät kokoustilan ja etäosallistujien välillä, on syytä käyttää laadukasta neuvottelupuhelinta tietokoneeseen liitettynä. Esimerkiksi Konftel-, Jabra- ja Polycom -merkkisistä laitteista on hyviä kokemuksia. Jos kokoustila on laaja, ja osallistujia paljon, on syytä käyttää erillistä neuvottelupuhelimeen kytkettyä mikrofonia, johon kokoushuoneen puheenvuoron käyttäjät puhuvat. Tällöin etänä osallistuvat kuulevat puhujan puheen selvästi. Etäosallistujan puhe toistuu hyvin neuvottelupuhelimesta, joten siinä ei ole ongelmia.

Kokouksen puheenjohtaja käyttää puheen johtamiseen verkkokokousohjelmistoa. Käyttöä on syytä harjoitella hiukan, jotta napinpainallusten kanssa ei tule ongelmia. Käytäntö on osoittanut, että erityisiä teknisiä taitoja ei vaadita, mutta kokeilemalla oppimiseen ei ole asiallista ryhtyä vasta kokouksen alettua.

Erittäin hyvä käytäntö on se, että kokouksen sihteeri laatii pöytäkirjaa esityslistaan tukeutuen sitä mukaa kun kokous etenee, ja jakaa koko ajan näkymän pöytäkirjaluonnokseen kokouksen osallistujille. Tämä vähentää olennaisesti jälkipuheita, ja parantaa kirjausten läpinäkyvyyttä. Usein säästytään myös työläiltä pöytäkirjan muutoskierroksilta, kun oikeellisuus tarkastetaan reaaliajassa.

Laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä päätösten sitovuus

Koollekutsuminen ja muu kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden osoittaminen toimii hajautetussa kokouksessa pääosin samalla tavoin kuin kootussa kokouksessa.

Koollekutsumisen yhteydessä on syytä kertoa käytettävästä teknisestä ratkaisusta, ja tarjota mahdollisuus testata oman yhteytensä toimivuus hyvissä ajoin ennen varsinaista kokousta. Tämä mahdollistaa osakkaille tai jäsenille saapumisen paikalle, jos he eivät kuitenkaan luota tekniikkaan tai saa sitä toimimaan.

Läsnäolijoiden toteaminen on usein hallituksen kokouksissa hyvin vapaamuotoista, kun osallistujat tunnetaan. Tähän verkon hyödyntäminen ei tuo muutosta. Sen sijaan valtakirjojen osalta tulee joko toimittaa ne kokouksen järjestäjälle hyvissä ajoin etukäteen, tai toimittaa ne kiistämättömässä sähköisessä muodossa. Sähköisesti allekirjoitettuna valtakirja on yhtä juridisesti sitova kuin paperinen, ja lisähyötynä on allekirjoittajan vahva tunnistaminen. Näin jää pois allekirjoitusten oikeellisuuden arvailu. Tarvittaessa voidaan jopa kokouksen aikana sähköisesti pyytää ja saada valtakirja henkilöiltä, joiden ääni jäisi muuten käyttämättä esim. yllättävässä äänestyttämistilanteessa.

Päätösten sitovuuden takeena on luonnollisesti allekirjoitettu pöytäkirja. Pelkästään etäosallistujista koostuvan kokouksen tapauksessa asia hoituu sujuvasti: kokouksen sihteeri lähettää heti kokouksen päättyessä osallistujien silmien edessä syntyneen pöytäkirjan kaikille osallistujille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Parhaassa tapauksessa kaikki allekirjoittavat pöytäkirjan pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella saman tien, ja jokaiselle jää sähköinen pöytäkirjakappale toimeenpanoa varten. Tällä tavoin esimerkiksi tilinkäyttöoikeuksien muutokset ja muut nopeaa toimintaa vaativat päätökset eivät jää odottamaan sitä viimeistä allekirjoitusta. Tarvittaessa laadittavat pöytäkirjan otteet voidaan laatia ja allekirjoittaa samalla tavoin.

Jos osa osallistujista on kokouspaikalla, kannattaa pöytäkirja tulostaa ja allekirjoittaa heti. Sen jälkeen allekirjoitettu pöytäkirja skannataan ja lähetetään etäosallistujille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Tällä tavoin päästään lähes yhtä nopeaan toimintaan kuin pelkästään sähköisesti toimittaessa.

Sähköisen allekirjoituksen palvelun saa käyttöön suoraan verkosta (esimerkiksi tämän blogin pitäjien palvelu onnistuu.fi , muitakin on saatavilla), jos isännöitsijällä ei ole vielä sitä käytössä. Kopiointi- ja postituskustannusten kurissa pitämiseksi on tosin syytä hyvin vahvasti velvoittaa isännöitsijä sellaisen palvelun ottamaan käyttöön! Säästöt ja isännöintipalvelujen nopeutuminen ovat olleet varsin huomattavia sähköiseen toimintaan siirryttäessä.

Joka tapauksessa kokouksen asiakirjat ja allekirjoitettu pöytäkirja tulee arkistoida samalla huolellisuudella kuin paperillakin toimiessa. Tässä joko isännöitsijän järjestämä luotettava tallentaminen, sähköinen isännöintipalvelu tai muu erikseen järjestetty arkistointipalvelu on tarpeen. Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja tallentuu myös sähköiseen allekirjoituspalveluun.

Miten liikkeelle?

Tarvittavat työkalut ovat siis: verkkokokouspalvelu, sähköinen allekirjoituspalvelu ja tarvittaessa neuvottelupuhelin kokouspaikalle. Omilta koneiltaan osallistuvat tarvitsevat mieluusti kuulokemikrofonit. Lisäksi tarvitaan turvallisen arkistoinnin järjestely, joko isännöitsijän toimenpitein tai erillisenä palveluna.

Suuressa yhtiössä helpoimmalla asiassa pääsee, kun velvoittaa isännöitsijän tehostamaan toimintaansa tällä tavoin. Jos isännöitsijällä ei ole tähän kiinnostusta, kannattaa saman tien listata asia seuraavan kilpailutuksen vaatimukseksi. Haluttomuus kehittää asioita yhtiön ja asukkaiden eduksi kertoo hyvin paljon siitä miten palvelu kokonaisuudessaan toimii.

Toisinaan innokas osakas tai hallituksen jäsen riittää muutokseen, ja osakkaiden voimin hoidetussa yhtiössä se on ainoa vaihtoehto. Puolen päivän panostus välineiden käyttöönottoon ja harjoitteluun tuo erityisesti ei-asuvien osakkaiden tapauksessa mahtavan hyödyn ja mukavuuden.

Hyvää digitalisoitumista – hyödyn ja huvin vuoksi!

 

Kirjoittaja-Harri on muiden kiireiden välissä pitänyt asunto-osakeyhtiön verkkokokousta Berliini-Bryssel-Savonlinna -akselilla ja saanut uudelle isännöitsijälle tilinkäyttöoikeudet heti kokouksen jälkeen.

Minun digitalisoitumiseni tiikerinloikka

Sadat suomalaiset yritykset ja yhteisöt ovat ottaneet käyttöön sähköisen allekirjoituksen. Tuottavuuden ja asiakastyytyväisyyden parannukset ovat poikkeuksetta erinomaisia. Mutta mitä jos juuri sinun käyttämäsi palveluntarjoaja laahaa perässä digitalisoitumisen osalta?

Alaikäinen poikani tarvitsi uuden kirjastokortin siirryttyään uuteen kouluun. Pikkuasia, yksi tuhannen muun arjen pikkuasian joukossa. Lisäsin tehtävän muistilistaani ja ajattelin että hoidan illalla pois päiväjärjestyksestä.

lainaajaksi_ilmoittautuminen

Kuten tiedät, sähköisesti käydään asuntokauppaa, haetaan luottokorttia, tehdään veroilmoituksia, varataan maailmanympärimatkoja. Mutta kirjastokortin hakeminen alaikäiselle? Ei nyt sentään! Toimintaohjeena kirjastossa oli saapua paikalle, isä ja poika yhdessä, täyttelemään erilaisia papereita. Tässä kohtaa minun henkilökohtainen tuottavuusmittarini rävähti punaiselle. Ei näin!

Digitalisoitumisen vanhassa vaiheessa peli olisi ollut pelattu. Jos palveluntarjoaja on päättänyt puolestasi, että paperiprosessilla mennään tai että kasvokkain tapaaminen on ainoa tapa hoitaa juuri tuo palvelutapahtuma, ei sinulla olisi ollut valinnanvaraa. Entä nyt?

Hankin käsiini kirjaston lomakkeen ”Lainaajaksi ilmoittautuminen”. Nappasin siitä kännykkäkameralla kuvan ja laitoin sen tekstinkäsittelyohjelmassa taustakuvaksi. Täytin lomakkeen ohjelmassa, tallensin PDF-muodossa, allekirjoitin sähköisesti onnistuu.fi -palvelussa ja lähetin kirjaston asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen.

Seuraavana päivänä sain vahvistusviestin. ”Kirjastokortti on valmiina pojan noudettavaksi, lainaustiskiltä löytyy.” Asiakaskokemus palautui saman tien vihreälle.

Vaikka jouduinkin kikkailemaan prosessin valtavirtaa vastaan, koko harjoitukseen meni minulta kaikkineen noin 20 minuuttia. Sopii verrata henkilökohtaisen tuottavuuden kannalta muihin vaihtoehtoihin!

Tästä nopeat opit omaan digitalisoitumiseeni (eli tapaan tehdä asioita entistä fiksummin):

  • Älä tulosta – allekirjoita – kuorita – lähetä – odota, vaan hoida heti ja halvalla sähköisesti
  • Älä tyydy vetelästi palvelujaan digitalisoivan palveluntarjoajan pelisääntöihin, vaan vaihda sinua joustavammin palvelevaan – tai muuta prosessia itse

Jos palveluntarjoajasi väittää, että esimerkiksi sähköisesti allekirjoitettavien asiakirjojen käyttöönotto on kallista tai hankalaa, niin anna meidän murskata myytit. Tavanomaisten asiakirjojen sähköinen allekirjoitus lähtee käyntiin päivässä, sähköisesti allekirjoitettava lomake parissa. Ja kulut ovat aina pienemmät kuin paperiprosessilla, ilman poikkeuksia.

Miten sinä loikkaat omassa digitalisoitumisessasi uudelle tasolle? Kerro meille, kommenteissa tai asiakaspalvelu@onnistuu.fi.

Kirjoittaja on lunastanut itselleen paljon lisää laatuaikaa luopumalla paperinmakuisista prosesseista.