Arkisto

Archive for

Käytännössä: uusi asiakkuus sähköisellä allekirjoituksella

Uusi asiakkuus on yritykselle kenties palkitsevin hetki liiketoiminnan kehittämisessä. Valitettavasti siihen saattaa tuhlaantua aivan tarpeettomasti resursseja, ja samalla asiakkaan ensivaikutelma yrityksestä heikkenee.

Mitä asiakkuuden perustamiseen tarvitaan?

Uusi asiakkuus syntyy, kun asiakas haluaa ensimmäisen yrityksen palvelun käyttöön. Siihen tarvitaan ainakin:

  • asiakkaan tunnistaminen (kenen kanssa tässä oikein touhutaan)
  • asiakkuussopimuksen allekirjoittaminen (asiakas hyväksyy velvoitteet ja saa oikeudet)
  • sopimuksen asiakaskappaleen toimittaminen asiakkaalle (hyvä asiakkuustapa, KKV:n velvoitteet)

Kättä päälle -kulttuurissa asia oli yksinkertainen, kun kohdattiin kasvokkain ja huolellisesti konekirjoitettu sopimuspaperi sai allekirjoitukset kuulakynällä. Harvalla yrityksellä on enää varaa ajeluttaa ihmisiä pelkän rupatteluhetken perässä, ja yhtä harvoin innostaa ajatus postin kulun odottelemisesta ja asiakkaan vaivaamisesta postilaatikolle palautuskuorta kiikuttamaan.

Ratkaisuksi löytyy helposti pankeilta ja operaattoreilta saatavien tunnistamisvälineiden käyttöönotto ja oman sähköisen asiointipalvelun perustaminen. Ratkaisumalli on erinomainen! Siihen pitää varata viikkokausia työaikaa, solmia tusinan verran sopimuksia eri toimijoiden kanssa, määritellä ja koodata tietoturvakriittinen verkkopalvelu ja muutenkin omistaa paksu lompakko, pitkä kalenteri ja erittäin hyvät hermot.

Sähköinen asiakkuuden avaaminen palveluna?

Kaikkea uuteen asiakkuuteen liittyvää ei voi eikä kannata ulkoistaa. Tuo edellä kuvattu asiakasarvoa tuottamaton tekniikka on kuitenkin paras mahdollinen ulkoistuskohde. Verkosta palveluna tarjottava sähköinen allekirjoituspalvelu sisältää kaikkien pankkien tunnisteet ja operaattorien mobiilivarmenteet, se tunnistaa asiakkaan, ottaa asiakkaalta juridisesti sitovan allekirjoituksen ja toimittaa sopimuskappaleet sinulle ja asiakkaalle – noin euron kappalehintaan. Käyttöönottokustannuksia allekirjoituspalvelusta ei tule lainkaan, ja palvelu on heti käytössäsi.

Voit itse laatia asiakassopimuksen ja lähettää tietoturvallisen allekirjoituskutsun asiakkaalle (myös usealle allekirjoittajalle), tai ottaa pienellä lisämaksulla käyttöön parissa päivässä valmistuvan sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen. Kokonaiskustannus on vähemmän kuin yhden sopimuskierroksella vietetyn iltapäivän kustannus. Kummallakin tavalla saat saman tien allekirjoitetun sopimuskappaleen, ja voit jatkaa varsinaisen asiakkuuden arvon parissa. Säästät pelkästään asiakirjakustannuksissa roimasti, työaikaa säästyy tarpeellisempaan, asiakas saa palvelunsa nopeammin ja vieläpä mieluisammalla asiointitavalla.

Asiakkuuden sähköinen avaaminen on laajalti käytössä mm. rahastopalveluissa, leasingissa, korttipalveluissa, vakuutuspalveluissa, koulutuksessa, teollisuudessa, asumisessa, tietoliikenteessä…

Kasvupolku aina käytössä

Jos tarvitset asiakkuussopimusten lisäpalveluksi esimerkiksi maksutapahtumaa, voidaan yhdistää allekirjoitusprosessi ja maksuprosessi. Esimerkiksi asumisen takuumaksu tai tilauspohjaisen palvelun ensimmäinen maksuerä hoituu samalla kun asiakas allekirjoittaa sopimuksen. Voit myös hyödyntää sähköisesti allekirjoitettavia valtakirjoja ja pöytäkirjoja, tai liittää allekirjoituspalvelun esimerkiksi CRM-järjestelmääsi tai dokumentinhallintajärjestelmääsi ohjelmointirajapinnan kautta.

Miten käytännössä?

Rekisteröi organisaatiosi allekirjoituspalveluun heti ja aloita saman tien allekirjoituskutsujen lähettäminen – ilman perustamiskustannuksia. Saat heti rekisteröitymisen yhteydessä hallintaoikeudet palveluun, sähköpostiisi ohjeet oman yrityslogosi ja tunnusvärisi lisäämisestä sekä mahdollisuuden lisätä käyttäjiä, kansioita ja käyttöoikeuksia tarpeesi mukaan. Asiakaspalvelu on tukenasi käyttöönotossa ja käytössä, ja tukee myös allekirjoituskutsun saaneita jos heillä herää kysymyksiä.

Voit myös kertoa tarpeistasi, saat saman tien ratkaisuehdotuksen satojen tuhansien allekirjoittajien kokemuksella. Esimerkiksi sähköisesti allekirjoitettava verkkolomake syntyy jopa yhdessä päivässä pikkurahalla.

Mainokset

50 miljoonaa syytä tuupata kansanedustajaasi

onnistuu.fi on sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka kautta tehdyt sähköiset allekirjoitukset tehostavat ja sujuvoittavat yritysten prosesseja ja arjen asiointia. Lisäksi sähköinen allekirjoitus tuo julkiselle sektorille huiman tuottavuusloikan ja vapauttaa paperimylläkästä asioinnissa.

Pieni mutta asiassa kuitenkin vielä löytyy – ja sinun apuasi tarvitaan.

Suomessa on oltu jo kauan sitten lainsäädännöllisesti viisaita. Vuonna 2003 säädettiin Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Oli todella edistyksellistä velvoittaa viranomaiset vastaanottamaan myös sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat. Otetaan pari keskeistä lainausta:

Viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Tällöin on lisäksi kaikille tarjottava mahdollisuus lähettää sähköisesti viranomaiselle sille toimitettavaksi säädettyjä tai määrättyjä ilmoituksia, sen pyytämiä selvityksiä tai muita vastaavia asiakirjoja taikka muita viestejä.

Hienoa! Kaikilla viranomaisilla on nykyään valmiudet ja välineet sähköiseen asiointiin. Siispä:

Vireillepanossa ja asian muussa käsittelyssä vaatimuksen kirjallisesta muodosta täyttää myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja. Jos asian vireillepanossa tai muussa käsittelyssä edellytetään allekirjoitettua asiakirjaa, allekirjoitusvaatimuksen täyttää myös vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetun lain 5 §:n 2 momentissa tarkoitettu sähköinen allekirjoitus.

Ja jälleen erinomaista – suoraan sanotaan, että ei pidä vaatia paperia, vaan sähköinen käy. Samoin on selvää, että edes allekirjoitusta varten ei mustekynää saa käskeä kaivamaan esiin. Pienenä ikävänä yksityiskohtana on kuitenkin se, että tuolla toisen lain pykälässä puhutaan käytännössä kansalaisen sähköisellä henkilökortilla tehtävistä allekirjoituksista – eikä niitä koskaan saatu laajaan käyttöön. Onneksi kyseinen laki on kirjoitettu fiksusti:

Jos oikeustoimeen vaaditaan lain mukaan allekirjoitus, vaatimuksen täyttää ainakin sellainen kehittynyt sähköinen allekirjoitus, joka perustuu laatuvarmenteeseen ja on luotu turvallisella allekirjoituksen luomisvälineellä. Sähköiseltä allekirjoitukselta ei tule kuitenkaan evätä oikeusvaikutuksia yksinomaan sen vuoksi, että se on tehty muulla kuin edellä mainitulla tavalla.

Eli – viranomaisen pitää hyväksyä myös pankkitunnuksilla ja mobiilivarmenteella tehty allekirjoitus, kunhan se on muutoin kunnolla tehty. Upeaa! Nyt meillä on ketju kasassa, niin että juuri sinä ja yrityksesti voitte asioida viranomaisten kanssa kaikissa tapauksissa sähköisesti allekirjoitetuin asiakirjoin, ja pääsette vihdoin piinaavista paperipinoista ja epämääräisen mittaisista postituksen viipeistä eroon. Kustannuksista ja tuottamattomasta työstä myös.

Ikävä tosiasia kuitenkin on, että monilla viranomaisilla on vuosien varrella laadittuja virastotasoisia ohjeita, jäykistettyjä prosesseja ja aivan puhdasta pelkoa muutosta kohtaan. Siksi esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallitus hylkii sähköisesti allekirjoitettuja yritysten asiakirjoja. Jokaisessa valtion virastossa, jokaisessa kunnassa ja pahimmillaan jokaisessa asiointitapahtumassa joudutaan ihmettelemään paperittoman asioinnin käytäntöjä, mahdollisesti voimaan jääneitä vanhentuneita virastosäädöksiä ja muita esteitä. Paha kyllä, kulttuurisesti tarvittaisiin selvä ja pakottava normi ”ylhäältä”, eikä sellaista vielä ole.

Muutokseen vaaditaan käytännössä kaksi pientä lakimuutosta. Sähköistä allekirjoitusta koskien muutetaan lakia niin, että allekirjoitusoperaattorien kautta tehdyille (eli laadukkaille) allekirjoituksille annetaan kaikissa tilanteissa ristiriidaton allekirjoituksen arvo. Ja sähköistä viranomaisasiointia koskien todetaan kertakaikkisesti, että sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat on poikkeuksetta vastaanotettava ja käsiteltävä. Näillä muutoksilla Suomen julkisen sektorin paperiprosesseihin hukkaantuva kitka, tehottomuus ja kankea asiakaspalvelu saadaan kertaloikalla kansainväliseen kärkeen, ensi kevääseen mennessä.

Tietenkin – yritysten välillä, yrityksen ja kuluttaja-asiakkaan välillä, yksityishenkilöiden kesken ja yhdistyksissä kaikki sujuu vaivattomasti ja tehokkaasti sähköisin allekirjoituksin. Moni viranomainen osaa jo käsitellä sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat. Voit siis huoletta ottaa sähköisen allekirjoituksen käyttöön, sillä vain viimeinen dinosaurus, suomalainen julkinen sektori tarvitsee riuhtoa tälle vuosituhannelle.

Nykyinen hallitus haluaa – täysin oikein! – digitalisoida julkiset palvelut ja koko yhteiskunnan. Tässä on 50 miljoonaa syytä (arvioitu yksityisen sektorin sähköisten allekirjoitusten määrä vuosittain, kun esteet poistettu) tarttua toimeen heti.

Haluatko paperin pyörittelyn riipasta eroon? Lähetä tämä kirjoitus omalle kansanedustajallesi!