Arkisto

Archive for

Aitoa sähköistä allekirjoitusta vai placeboa?

Sähköinen allekirjoitus on tuonut tehoa, parantunutta asiakaskokemusta ja kustannussäästöä niin monessa organisaatiossa, että kiinnostus on herännyt hyvin laajalti. Lieveilmiönä on ilmestynyt markkinoille juridisesti sitovan allekirjoituksen sijaan helppoheikkimäisiä ”sähköisiä allekirjoituksia”.

Mitä juridisesti sitova allekirjoitus edellyttää?

Suomeen kaavailtu sähköinen henkilökortti ei koskaan lyönyt läpi markkinoilla. Siksi Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista sisältää paljon viittauksia välineisiin, joita käyttäjille ei ole saatavilla. Keskeiset periaatteet ja sähköisen allekirjoituksen normiperusta laista kuitenkin löytyy:

  • Laissa edellytetään vahvaa käyttäjän tunnistamista, jotta voidaan tehdä sähköinen allekirjoitus. Kuluttajilla ja yritysten edustajilla on käytännössä mahdollisuus käyttää pankkien verkkopalvelutunnuksia ja teleoperaattorien mobiilivarmennetta. Muilla välineillä ei siis voi tehdä sähköistä allekirjoitusta. Kertatunnistus palveluun ei myöskään ole riittävä taso, sillä sähköisen allekirjoituksen tulee olla ainutkertainen, ks. alla.
  • Sähköisen allekirjoituksen luomistietojen on oltava ainutkertaisia, ne eivät saa olla pääteltävissä muista tiedoista tai olla väärennettävissä. Esimerkiksi tallennettu kuva käsin tehdystä allekirjoituksesta ei täytä mitään näistä ehdoista.
  • Sähköisen allekirjoituksen kohde – eli allekirjoitettu sisältö ja tiedot allekirjoittajista sekä allekirjoitushetkistä – ovat kiistämättömästi selvitettävissä. Oikea sähköisesti allekirjoitettu asiakirja on kenen tahansa tarkastettavissa. Ilman tarkastusmahdollisuutta asiakirja on juridisesti yhtä vahva kuin vaikkapa konekirjoitusarkki.
  • Allekirjoituspalvelun tarjoajan on täytettävä huomattavan vaativat turvallisuus- ja luotettavuusvaatimukset. Sähköinen allekirjoitus on luotettava vain tietoturvallisessa palvelussa toteutettuna.

Varmista oikea allekirjoituspalvelu käyttöösi

Tarkasta ennen palvelun valintaa, että:

  • jokaista allekirjoitusta varten vaaditaan allekirjoittajalta / allekirjoittajilta vahvan tunnistusmenetelmän käyttöä eli pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen käyttöä
  • allekirjoitettu asiakirja on kenen tahansa tarkastettavissa; riippumattoman tahon on voitava varmistua ainakin asiakirjan muuttamattomuudesta, allekirjoittajista ja allekirjoitushetkistä
  • allekirjoituspalvelun tarjoaja osoittaa tietoturva- ja luotettavuustasonsa esimerkiksi ulkoisella auditoinnilla

Hyvä puoli laadukkaan palveluntarjoajan käytössä on se, että saat varmasti asiantuntevaa ja liiketoimintaasi tukevaa palvelua. Suomessa toimivat, asialliset allekirjoituspalvelun tarjoajat pystyvät palvelemaan suomeksi, tuntevat sähköisen allekirjoituksen parhaat käytännöt ja toimittavat sovitun mukaista palvelua ilman piiloriskejä. Parhaat pystyvät toimittamaan allekirjoituspalvelun välittömästi käyttöösi ilman aloitusmaksuja, tarjoavat sähköisesti allekirjoitettavia verkkolomakkeita jopa päivän toimitusajalla ja ovat liitettävissä ketterästi mihin tahansa tietojärjestelmääsi.

Tietenkin on tärkeää, että palveluntarjoaja täyttää tilaajavastuuvelvoitteet, ja monasti myös sitoutuminen kansallisten palvelujen kehittämiseen ja digitalisaatioon on eduksi.

Ota kunnollinen sähköinen allekirjoitus käyttöösi – asiakkaasi, henkilöstösi ja tuloslaskelmasi kiittävät!

Mainokset

Käytännössä: allekirjoitettava verkkolomake päivässä

Kaksi käyttötapausta kattaa suurimman osan sähköisen allekirjoituksen tarpeesta. Aiemmin blogissa on käsitelty tilannetta, jossa yhdelle tai useammalle henkilölle lähtetään allekirjoituskutsu sähköpostiin ja matkapuhelimeen. Usein kuitenkin asioija on valmiiksi tietokoneen äärellä, ja kaikkein luontevin tapa olisi allekirjoittaa tiedot heti kun ne on asiakas on antanut ne verkkopalveluun. Oikotien sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen käyttöönottoon tarjoaa verkkolomake.fi -palvelu.

Paljonko maksaa, kauanko kestää?

Monessa verkkopalvelussa kerätään asioijalta tietoja verkkolomakkeilla, ja painamalla ”Lähetä” tiedot singahtavat prosessissa eteenpäin. Ikävä haaste asiassa on se, että tuntemattoman asioijan kirjoittamiin tietoihin on riskialtista luottaa, eikä useinkaan voida katsoa esimerkiksi sopimuksen tai valtakirjan syntyneen pelkän verkkolomakkeen perusteella. Siksi lähetellään paperia allekirjoitettavaksi tai soitetaan asiakkaalle ja koitetaan aiemman asioinnin perusteella arvailla olisiko kyseessä oikea henkilö. Tämä kaikki on hidasta, asiakasta työläännyttävää ja kovin kallista.

Sähköisesti allekirjoitettava lomake syntyy tavallisesti muutamassa päivässä tilauksesta. Kiiretapauksissa tavanomainen lomake on valmis saman työpäivän aikana. Lähtöaineistoksi tarvitaan lomakkeen sisältö esimerkiksi paperilla, PDF- tai Word-tiedostona tai verkkolomakkeena.

Sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen toteutus ja Verkkolomake-palvelun käyttöönotto maksaa 299 euroa (ALV 0), ja tapahtuu täysin palveluna. Saat käyttöösi upotuskoodin, jolla voit sijoittaa lomakkeen mille tahansa verkkosivustollesi. Jatkossa lomake maksaa 9,90 euroa kuussa ja 1,02 euroa / allekirjoitus. Suhteessa lähes mihin tahansa tapaan hankkia allekirjoitus asiakkaalta säästät valtavasti. Samalla kertaa tilattavat lisälomakkeet saat vielä edullisemmin.

Valmiit, allekirjoitetut lomakkeet toimitetaan PDF-tiedostoina sovittavaan sähköiseen osoitteeseen, ja lomakkeen tiedot ovat ladattavissa myös rakenteisessa muodossa jatkokäsittelyä varten. Sovittaessa voidaan lomake sijoittaa 9,90 euron lisähintaan myös onnistuu.fi -palveluympäristöön.

Asiakaskokemus

Miltä sähköinen allekirjoittaminen käytännössä tuntuu? Kokeile itse verkkolomake.fi -palvelussa. Vertaa kokemusta paperipostin odotteluun tai puhelimessa udeltuihin ”paljonko suunnilleen oli edellinen puhelinlaskusi” -tilanteisiin!

…integraatiot ja muut komplikaatiot…

On olemassa tilanteita, joissa halutaan liittää verkkolomake olemassa olevaan tietojärjestelmään, tai tehdä lomakkeen sisälle sellaista toiminnallisuutta joka vaatii ohjelmointia. Sama sähköisen allekirjoituksen mahdollisuus on helposti käytettävissä ohjelmointirajapinnan kautta.

Ohjelmointirajapinnan kautta käytettäessä sama, juridisesti sitova sähköinen allekirjoitus on käytettävissäsi vapaasti itse suunnittelemassasi käyttöliittymässä. Voit esimerkiksi toteuttaa lomakkeita, joissa noudetaan asiakastietoja taustajärjestelmästä lomakkeelle, tai kutsutaan muita allekirjoittajia allekirjoittamaan verkossa asioijan laatima asiakirja. Jos käytettävissäsi ei ole osaavaa teknistä toteuttajaa, onnistuu.fi –kumppanuusverkostosta löytyy varmasti hyvä kumppani.

Ota verkkolomake heti käyttöön

Tarvitset omaa työtäsi puoli päivää ja muutaman satasen rahaa. Löydätkö tehokkaampaa prosessiesi digitalisaatio -tapaa?

Ota yhteyttä, lähetä lomakepohjasi ja nauti sähköisesti allekirjoitettavan lomakkeen hyödyistä jo tällä viikolla!