Luet...
Uncategorized

Käytännössä: taloyhtiön hallituksen kokous verkossa

(Kiitos Harri Hurulle @ostanasuntoja / Twitter aiheen herätteestä!)

Ihmisten liikuttelu paikasta toiseen pelkästään sitä varten että he voisivat jutella muodollisesti keskenään ja saada muutaman päätöksen aikaan on ajatuksena varsin passé. Itse asiassa, yhdessä paperin edestakaisin lähettelyn kanssa se on yksi niistä asioista, joita digitalisoituminen ansaitusti vähentää. En ole ainoa, joka haluaa vapauttaa kalenteristaan mahdollisimman suuren oman oman huvin ja hyödyn tarpeisiin.

Yksi toistuvista riesoista on erilaisten, usein pääosiltaan hallinnollisten kokousten sitoma aika ja energia. Asunto-osakeyhtiöt ja niiden hallitukset ovat tästä selkeä esimerkki. Äärimmäinen valtaosa työstä tehdään valmistelussa ja muutenkin kokouksen ulkopuolella, mutta kokoukset on pakko pitää niin lakisääteisistä syistä kuin toisinaan valtuutuksen saamiseksi toimenpiteille. Miten yhdistää välttämättömyys ja fiksuus?

Edelläkävijöinä kokousten digitalisoimisessa ovat olleet kansainväliset yritykset. Kun lentolippu maksaa satasia tai tonneja, ja matkustajan ajasta on ylikysyntä, on ollut pakko järjesteää videoneuvotteluyhteyksiä, verkkokokouksia ja muita tehostavia työkaluja. Suomessa, jossa Internet-yhteyksien laatu on kautta linjan todella hyvä, ja käytöstä ei makseta jokaisen siirretyn tavun mukaan, ovat vastaavat työkalut jo jokaisen saatavilla. Mikä parasta – kuluttajapalveluja tarjoavien Internet-jättien kilpailu on pudottanut niiden hinnat nollaan tai ainakin hyvin lähelle sitä.

Työkalut suoraan verkosta

Microsoftin ja Googlen kädenvääntö on tuottanut Skypen ja Hangoutsin. Molemmat ovat toimivia neuvottelu- ja verkkokokousohjelmistoja, joiden ilmaisilla versioilla pystyy pitämään muutaman henkilön kokouksen ongelmitta. Markkina on käymistilassa, eivätkä toiminnot ole vielä vakiintuneita. Samalla alueella on mm. Ciscon WebEx, jolla onnistuu kolmen henkilön kokous erinomaisesti, maksamalla suurempi. Tärkeintä on varmistaa, että käyttöön otettava työkalu on kaikkien halukkaiden ”etäosallistujien” käytettävissä. Nykyisin sovellukset toimivat hyvin monenlaisissa selainympäristöissä tai tukevat tukisovelluksen asentamista useimpiin käyttöjärjestelmiin. Ilman etukäteisvarmistusta ei kuitenkaan kannata yrittää kokouksen järjestämistä, tai luvassa on teknistä kaaosta.

Tässä kirjoituksessa keskitytään varsinaiseen kokouksen pitämiseen. On kuitenkin syytä muistaa, että muukin isännöitsijän viestintä toimii erinomaisesti sopivalla sähköisellä alustalla. Esimerkiksi Taloyhtio.Info -palvelu sisältää kaiken sähköiseen viestintään, taloyhtiön asiakirjahallintoon ja sähköiseen allekirjoittamiseen tarvittavat työkalut yhdessä verkkopalvelussa.

Kenen tehtävä?

Pienissä yhtiöissä, joissa osakkaat tai hallituksen jäsenet eivät kuitenkaan kaikki asu, on luontevaa sopia kokouksen koollekutsujan kanssa verkkokokouspalvelun järjestämisestä. Isommissa yhtiöissä järjestäjän rooli kuuluu selvästi isännöitsijälle. Kerran tehtävä investointi verkkokokousalustaan ja isännöitsijöiden kouluttaminen tuo niin paljon hyötyä asiakkaana oleville yhtiöille ja niiden asukkaille, ettei ole mitään mieltä takertua vanhaan.

On kuitenkin tunnettu tosiasia, että isännöintialalla osa osaamisesta päivittyy vasta kun seniori-isännöitsijä eläköityy. Siksi on erittäin tärkeää, että aktiiviset osakkaat ja hallituksen jäsenet vaativat palvelua, joko kilpailuttaessaan isännöitsijöitä tai tehdessään ”vuosihuoltoa” isännöintipalveluun. Onneksi erinomaisia esimerkkejä tuottavuustyökaluja käyttävistä ja niiden hyödyt asiakkaille siirtävistä isännöitsijöistä jo löytyy.

Miten verkkokokous järjestetään?

Verkkokokouksen järjestäminen onnistuu joko niin, että kaikki osallistuvat omilta tietokoneiltaan, tai sitten on yksi fyysinen kokouspaikka ja muut osallistuvat kukin yksitellen etänä.

Kun kukin osallistuja istuu omalla koneellaan, mieluusti vieläpä kuulokemikrofonia käyttäen, saadaan paras äänenlaatu vähimmin häiriöin kaikkien käyttöön. Käyttökelpoinen kuulokemikrofoni maksaa parista kympistä ylöspäin, ja toimii kotikoneen kanssa ongelmitta. Tällöin kokouksen järjestäjä kirjautuu omalta koneeltaan verkkokokouspalveluun, ja palvelusta riippuen joko perustaa kokouksen johon muut liittyvät tai kutsuu muut osallistujat kokousryhmään. Joka tapauksessa on ollut syytä varmistaa etukäteen ketkä ovat osallistumassa kokoukseen, ja että heillä on toimiva ohjelmisto käytössään.

Jos kokous pidetään myös paikalle saapuvia osallistujia varten kokoustilassa, toimii kokoustilan esityskone samalla verkkoneuvottelun järjestäjän koneena. Tällä tavoin varmistetaan, että kaikki paikalla ja etänä osallistuvat näkevät samat materiaalit. Jotta äänet välittyvät kokoustilan ja etäosallistujien välillä, on syytä käyttää laadukasta neuvottelupuhelinta tietokoneeseen liitettynä. Esimerkiksi Konftel-, Jabra- ja Polycom -merkkisistä laitteista on hyviä kokemuksia. Jos kokoustila on laaja, ja osallistujia paljon, on syytä käyttää erillistä neuvottelupuhelimeen kytkettyä mikrofonia, johon kokoushuoneen puheenvuoron käyttäjät puhuvat. Tällöin etänä osallistuvat kuulevat puhujan puheen selvästi. Etäosallistujan puhe toistuu hyvin neuvottelupuhelimesta, joten siinä ei ole ongelmia.

Kokouksen puheenjohtaja käyttää puheen johtamiseen verkkokokousohjelmistoa. Käyttöä on syytä harjoitella hiukan, jotta napinpainallusten kanssa ei tule ongelmia. Käytäntö on osoittanut, että erityisiä teknisiä taitoja ei vaadita, mutta kokeilemalla oppimiseen ei ole asiallista ryhtyä vasta kokouksen alettua.

Erittäin hyvä käytäntö on se, että kokouksen sihteeri laatii pöytäkirjaa esityslistaan tukeutuen sitä mukaa kun kokous etenee, ja jakaa koko ajan näkymän pöytäkirjaluonnokseen kokouksen osallistujille. Tämä vähentää olennaisesti jälkipuheita, ja parantaa kirjausten läpinäkyvyyttä. Usein säästytään myös työläiltä pöytäkirjan muutoskierroksilta, kun oikeellisuus tarkastetaan reaaliajassa.

Laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä päätösten sitovuus

Koollekutsuminen ja muu kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden osoittaminen toimii hajautetussa kokouksessa pääosin samalla tavoin kuin kootussa kokouksessa.

Koollekutsumisen yhteydessä on syytä kertoa käytettävästä teknisestä ratkaisusta, ja tarjota mahdollisuus testata oman yhteytensä toimivuus hyvissä ajoin ennen varsinaista kokousta. Tämä mahdollistaa osakkaille tai jäsenille saapumisen paikalle, jos he eivät kuitenkaan luota tekniikkaan tai saa sitä toimimaan.

Läsnäolijoiden toteaminen on usein hallituksen kokouksissa hyvin vapaamuotoista, kun osallistujat tunnetaan. Tähän verkon hyödyntäminen ei tuo muutosta. Sen sijaan valtakirjojen osalta tulee joko toimittaa ne kokouksen järjestäjälle hyvissä ajoin etukäteen, tai toimittaa ne kiistämättömässä sähköisessä muodossa. Sähköisesti allekirjoitettuna valtakirja on yhtä juridisesti sitova kuin paperinen, ja lisähyötynä on allekirjoittajan vahva tunnistaminen. Näin jää pois allekirjoitusten oikeellisuuden arvailu. Tarvittaessa voidaan jopa kokouksen aikana sähköisesti pyytää ja saada valtakirja henkilöiltä, joiden ääni jäisi muuten käyttämättä esim. yllättävässä äänestyttämistilanteessa.

Päätösten sitovuuden takeena on luonnollisesti allekirjoitettu pöytäkirja. Pelkästään etäosallistujista koostuvan kokouksen tapauksessa asia hoituu sujuvasti: kokouksen sihteeri lähettää heti kokouksen päättyessä osallistujien silmien edessä syntyneen pöytäkirjan kaikille osallistujille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Parhaassa tapauksessa kaikki allekirjoittavat pöytäkirjan pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella saman tien, ja jokaiselle jää sähköinen pöytäkirjakappale toimeenpanoa varten. Tällä tavoin esimerkiksi tilinkäyttöoikeuksien muutokset ja muut nopeaa toimintaa vaativat päätökset eivät jää odottamaan sitä viimeistä allekirjoitusta. Tarvittaessa laadittavat pöytäkirjan otteet voidaan laatia ja allekirjoittaa samalla tavoin.

Jos osa osallistujista on kokouspaikalla, kannattaa pöytäkirja tulostaa ja allekirjoittaa heti. Sen jälkeen allekirjoitettu pöytäkirja skannataan ja lähetetään etäosallistujille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Tällä tavoin päästään lähes yhtä nopeaan toimintaan kuin pelkästään sähköisesti toimittaessa.

Sähköisen allekirjoituksen palvelun saa käyttöön suoraan verkosta (esimerkiksi tämän blogin pitäjien palvelu onnistuu.fi , muitakin on saatavilla), jos isännöitsijällä ei ole vielä sitä käytössä. Kopiointi- ja postituskustannusten kurissa pitämiseksi on tosin syytä hyvin vahvasti velvoittaa isännöitsijä sellaisen palvelun ottamaan käyttöön! Säästöt ja isännöintipalvelujen nopeutuminen ovat olleet varsin huomattavia sähköiseen toimintaan siirryttäessä.

Joka tapauksessa kokouksen asiakirjat ja allekirjoitettu pöytäkirja tulee arkistoida samalla huolellisuudella kuin paperillakin toimiessa. Tässä joko isännöitsijän järjestämä luotettava tallentaminen, sähköinen isännöintipalvelu tai muu erikseen järjestetty arkistointipalvelu on tarpeen. Sähköisesti allekirjoitettu asiakirja tallentuu myös sähköiseen allekirjoituspalveluun.

Miten liikkeelle?

Tarvittavat työkalut ovat siis: verkkokokouspalvelu, sähköinen allekirjoituspalvelu ja tarvittaessa neuvottelupuhelin kokouspaikalle. Omilta koneiltaan osallistuvat tarvitsevat mieluusti kuulokemikrofonit. Lisäksi tarvitaan turvallisen arkistoinnin järjestely, joko isännöitsijän toimenpitein tai erillisenä palveluna.

Suuressa yhtiössä helpoimmalla asiassa pääsee, kun velvoittaa isännöitsijän tehostamaan toimintaansa tällä tavoin. Jos isännöitsijällä ei ole tähän kiinnostusta, kannattaa saman tien listata asia seuraavan kilpailutuksen vaatimukseksi. Haluttomuus kehittää asioita yhtiön ja asukkaiden eduksi kertoo hyvin paljon siitä miten palvelu kokonaisuudessaan toimii.

Toisinaan innokas osakas tai hallituksen jäsen riittää muutokseen, ja osakkaiden voimin hoidetussa yhtiössä se on ainoa vaihtoehto. Puolen päivän panostus välineiden käyttöönottoon ja harjoitteluun tuo erityisesti ei-asuvien osakkaiden tapauksessa mahtavan hyödyn ja mukavuuden.

Hyvää digitalisoitumista – hyödyn ja huvin vuoksi!

 

Kirjoittaja-Harri on muiden kiireiden välissä pitänyt asunto-osakeyhtiön verkkokokousta Berliini-Bryssel-Savonlinna -akselilla ja saanut uudelle isännöitsijälle tilinkäyttöoikeudet heti kokouksen jälkeen.

Mainokset

Keskustelu

One thought on “Käytännössä: taloyhtiön hallituksen kokous verkossa

  1. Reblogged this on Ostan Asuntoja and commented:
    Pyrin kehittämään ja automatisoimaan oman asuntosijoitustoimintani prosesseja jatkuvasti, jotta minulla jäisi enemmän aikaa lisäarvoa tuottaviin toimintoihin kuten ostokohteiden etsimiseen, rahoituksen järjestämiseen, verkostoitumiseen ja oman osaamiseni kehittämiseen. 

    Onnistuu.fi on sähköinen allekirjoituspalvelu, johon tunnistaudutaan pankkitunnuksilla. Olen käyttänyt palvelua valtakirjojen, kauppakirjojen ja vuokrasopimusten allekirjoittamiseen. Palvelulla allekirjoitettu valtakirja kelpaa pankissa ja edustajani on mm. nostanut sillä rahaa tililtäni ja maksanut asuntokaupan puolestani.

    Omistan asuntoja useammalla paikkakunnalla, jolloin taloyhtiön kokouksiin osallistuminen vaatii vähintäänkin matkustamista ja usein vielä odottelua, kun osallistujat saapuvat myöhässä. Usein osallistuminen ei edes onnistu, vaikka asuntosijoittajana ymmärrän, kuinka tärkeää se olisi.

    Harri Koponen (@HarriKoponen) kirjoitti onnistuu.fi blogiin, miten taloyhtiön kokouksiin voi osallistua etänä tai miten ne järjestetään verkossa. Moni muukin jakoi Twitterissä rohkaisevia kommentteja, miten he näin jo toimivat.

    Aion (taas) häiriköidä joukkoa isännöitsijöitä ja yrittää puskea omalta osaltani asiaa eteenpäin.

    Posted by Harri Huru | 19.2.2015, 11:58

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: