Luet...
Etätyö

Hallituksen kokous – matkakulut nolla

Pidimme juuri hallituksen kokouksen. Melkoinen hajonta jäsenten olinpaikoilla – liikkuvaiset ja aktiiviset ihmiset saatiin pysäytetyksi Helsinkiin, Mikkeliin ja Brysseliin kokouksen vaatimaksi ajaksi.

Teimme hyvät päätökset – kuten aina! – ja pöytäkirjat nyt ovat allekirjoitettuina kaikilla osallistujilla ja firman hallituksen arkistossa. Kokous päättyi vartti sitten.

Mikä ei täsmää? Missä kokouskahvit, paperipinot, kokoukselle varattu pitkä viiru kalenterissa ja Koe-eläinpuiston kuuntelu auton ratissa?

Emme ajattaneet emmekä lennättäneet kokouksen osallistujia Helsinkiin. Säästöä kertyi matkakuluista, ja ennen kaikkea ihmisten niukkaakin niukemmasta ”ylimääräisestä” ajasta. Pidimme kokouksen verkossa, niin että kaikki näkivät materiaalit omilta ruuduiltaan ja osallistuivat keskusteluun tietokoneen tai matkapuhelimen kautta. Käytämme kokoustamiseen tarpeen mukaan useampaakin palvelua – Skype, Lync / Live Meeting, join.me tärkeimpinä. Materiaalit on jaettu verkon kautta ennakkoon.

Kokoustaminen onnistuu näppärästi verkossa. Entäpä perinteinen paperilogistinen painajainen – pöytäkirjojen laatiminen, lähettäminen ja allekirjoittaminen?

Pöytäkirja laadittiin pääosin kokouksen aikana. Sihteeri stilisoi sen heti kokouksen päätyttyä, tallensi PDF-muotoon vahingossa muuttamisen estämiseksi ja lähetti osallistujille sähköisesti allekirjoitettavaksi onnistuu.fi -palvelun kautta. Muutamaa minuuttia myöhemmin osallistujat olivat tahoillaan allekirjoittaneet pöytäkirjan pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella. Valmiit kappaleet napsahtivat sähköpostilaatikoihin, ja kopio dokumenttiarkistoon saman tien.

Sähköisesti allekirjoitetun pöytäkirjan teksti on muuten täysin haettavissa, niin kuin muidenkin sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen. Itseäni ei ainakaan huvittaisi enää koskaan plarailla mappeja ja etsiä missä kaikissa yhteyksissä on mainittu tietty asiakas, sopimusehto tai muu teksti…

Kahvit joutui keittelemään ihan itse. Muutoin olen kovin kiitollinen nykyajan tekniikan mahdollisuuksista ja reissaamisesta vapautuneesta iltapäivästä. Ja Koe-eläinpuisto on YLE Areenasta kuultavissa illemmalla. Näin se onnistuu.fi.

Tyytyväisenä kirjaili Harri

Keskustelu

Ei kommentteja.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: